Основными задачами архивного отдела являются:
- обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных фондов и архивных документов, созданных до образования муниципального образования и хранящихся в муниципальном архиве, архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов сельских поселений и архивных документов юридических и физических лиц;
- комплектование муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Старооскольского городского округа;
- организационно-методическое руководство деятельностью архивов органов местного самоуправления, муниципальных организаций и организацией документов в их делопроизводстве, содействие организациям других форм собственности в реализации их полномочий в хранении, комплектовании, учёте и использовании архивных документов;
- организация использования архивных документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.
В целях реализации задач, возложенных на архивный отдел, начальник отдела в соответствии с должностной
- организует деятельность архивного отдела и несет
персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач; - ведет основные учетные
документы архивного отдела; - разрабатывает и представляет на утверждение заместителя
главы администрации – руководителя аппарата планы развития архивного дела на территории Старооскольского городского округа, с учетом рекомендаций управления по делам архивов Белгородской области; - вносит в установленном
порядке на рассмотрение главы администрации Старооскольского городского округа проекты нормативных правовых актов по вопросам реализации полномочий администрации Старооскольского городского округа в области архивного дела на территории Старооскольского городского округа; - осуществляет контроль за соблюдением нормативных условий и режимов хранения документов, обеспечением их сохранности и рационального размещения, проводит работу по проверке наличия и физического состояния документов;
- составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива, оказывает им методическую и практическую помощь в делопроизводстве;
- организует работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению баз данных, о составе и содержании документов архива, внедрению в работу архивного отдела автоматизированных архивных технологий;
- осуществляет анализ и учет состояния справочно-
поисковых средств архива и баз данных по документам архива, анализирует эффективность их использования ; - отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в Старооскольском городском округе перед заместителем главы администрации – руководителем аппарата и представляет в установленном порядке в управление по делам архивов Белгородской власти области отчёт о выполнении плановых показателей, принятых на год;
- обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, надлежащую техническую эксплуатацию и содержание архивохранилищ и рабочих помещений;
- определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, расходных материалах, внедряет в практику работы современные научные и методические разработки;
- рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела;
- обеспечивает доступ потребителей документной
информации к справочно-поисковым средствам архива, использование документов архива, организует выставки документов, взаимодействие с краеведческим музеем в проведении информационных мероприятий;
- Одним из видов использования архивных документов и является исполнение социально-правовых запросов граждан.
Постоянный рост запросов социально-правового характера, поступающих в архивный отдел, обусловлен увеличением объема документов по личному составу, поступивших на хранение в архив от ликвидированных и реорганизованных организаций и предприятий, а также внесением в этот период многих изменений и дополнений в нормы действующего законодательства по вопросам социального обеспечения и возникшей необходимостью представления в органы социального обеспечения дополнительных справок, подтверждающих право гражданина на те или иные социальные льготы и компенсации. Динамику увеличения количества социально-правовых запросов за последние 10 лет можно увидеть на графике:
История архивного дела в России
... архивных документов, отражающая духовную жизнь народа. Центральное место в архивах Российской Федерации занимает Государственный архив. Государственный архив Российской Федерации - архив России, куда поступают на хранение документы ... Советское правительство уделяли пристальное внимание развитию и совершенствованию архивного дела в Советской России. В своей деятельности они руководствовались указанием ...
К группе запросов социально — правового характера относятся запросы, исполнение которых предусматривает подтверждение данных, необходимых для получения гражданином государственных социальных льгот. Информация, необходимая для исполнения запросов социально-правового характера, содержится в документах официального происхождения, образовавшихся в процессе документирования жизнедеятельности человека как гражданина общества. В их числе: многочисленные виды документов, отражающие сведения о трудовой деятельности, официальных заслугах перед обществом и государством, другие факты биографии человека, которые определяют его право на соответствующее государственное социальное обеспечение.
Тематика запросов социально-правового характера, исполняемых архивным отделом, охватывает вопросы: о подтверждении трудового стажа, размерах заработной платы, несчастных случаях на производстве, награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, опекунстве, смене фамилии, переименовании улиц, о подтверждении имущественных и других прав.
Но, безусловно, преобладают запросы о подтверждении
Документы по личному составу и другие виды документов, содержащих персонифицированную информацию, поступали и поступают в архивный отдел в особых случаях: при отсутствии правопреемников у ликвидируемой организации, изменении административно-
2. Организация и повышение эффективности исполнения социально-правовых запросов
Функция архивного отдела по исполнению запросов социально-правового характера, рассматривается как одна из составляющих муниципальной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, организаций на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов», административный регламент предоставления которой утвержден Постановлением главы администрации Старооскольского городского округа от 25 мая 2011 года №2007.
Исполнение запросов ведется в соответствии с вышеназванным регламентом, а также с распоряжением правительства Белгородской области от 17 августа 2009 года №246-рп, где предусмотрено исполнение запросов граждан для назначений пенсий в срок до 5 дней в случае истечения сроков назначения пенсий и необходимости их оперативного исполнения (пенсия по случаю потери кормильца, инвалидности 1 группы).
В 2009 году в отделе произошло сокращение одной единицы и, чтобы повысить эффективность работы и не допустить увеличения сроков исполнения запросов, мною были проведены определенные мероприятия.
Для сокращения времени, затрачиваемого на консультирование граждан была создана и ведется по настоящее время в электронном виде база данных документов по личному составу, поступивших от ликвидированных организаций
Например, ранее, чтобы определить местонахождения архивных документов для исполнения запроса (есть на хранении или нет, в каком фонде находятся и т.д.) необходимо было листать книгу фондов или просматривать список фондов, теперь же достаточно набрать в поиске название организации.
Если состав и содержание документов архива не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, необходимо во время консультации (устно или по телефону) разъяснить заявителю, при наличии такой информации, в какой архив, государственный орган или организацию ему следует обратиться. Для этого используется научно-справочный аппарат архива: справочники о составе и содержании документов архивных учреждений Белгородской области, может использоваться телефонный справочник организаций, информационная сеть Интернет.
Для выявления конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить заявителя или на исполнение запрос в случае отсутствия в архиве запрашиваемой информации, я формирую базу данных организаций-правопреемников уже не существующих предприятий, например:
|
№ п/п |
Название организации |
Новое название, адрес |
|
1. |
ОАО СУМ ЦММ, УМ треста «Центрометаллургмонтаж» |
309504, г.Старый Оскол-4, р-н цемзавода, ОАО « |
Помимо обязательной книги учета поступления и исполнения социально-правовых запросов был введен электронный журнал регистрации. Это позволило проводить проверку запросов на повторяемость, что исключает затраты времени на повторное исполнение запросов.
Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица или организации по одному и тому же вопросу, если:
- заявитель не удовлетворен направленным ему ответом;
- не получил ответ в установленный срок и вновь послал тот же запрос.
Проверка запроса на повторяемость позволяет:
- выделить повторно присланные запросы, не
подлежащие исполнению, поскольку они не содержат дополнительную по сравнению с предыдущими запросами информацию; - использовать зафиксированную в базе данных информацию
предыдущего ответа для дальнейшего поиска (в том случае, если новый запрос содержит дополнительную информацию).
Также позволило сократить время, затрачиваемое на личный прием, внедрение защищенного электронного документооборота между архивным отделом и УПФ РФ в г. Старый Оскол и Старооскольском районе. У граждан нет необходимости лично обращаться в архив за справками для назначения пенсии, это делают специалисты УПФ РФ или кадровых служб предприятий.
Неэффективное использование рабочего времени происходит из-за того, что в период массовой ликвидации предприятий в 90-е годы не всегда была возможность обеспечить прием в архив документов, подготовленных должным образом, и теперь приходится по возможности исправлять эту ситуацию. Так, лицевые счета некоторых фондов подшиты не по алфавиту, как того требуют правила и большая часть времени на подготовку архивной справки уходило на листание книг. Проанализировав эту ситуацию, было принято решение самим составить списки по алфавиту и вклеить их в каждое дело, за этот год нам удалость сделать это для двух фондов.
Все имеющиеся в отделе компьютеры объединили в локальную сеть, что позволило каждому
3. Проблемы и предложения по их решению
Социальная значимость работ по подготовке архивных справок для пенсионного обеспечения граждан вынуждает большую часть рабочего времени использовать на эту деятельность, но объем выполняемых работ многократно превышает нормы времени и выработки на работы и услуги по использованию архивных документов, рекомендованные для применения в архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения и по личному составу
Как видно из диаграммы, фактическое количество подготовленных справок в разы превышает плановый показатель, который рассчитывается из минимального набора видов работ, выполняемых специалистами отдела.
За 2012 год подготовлено 6288 архивных справок, копий, выписок, в том числе 4745 социально-правового характера, 1543 тематических.
Было выдано документов пользователям 20493 единиц хранения, из них: 169 – исследователям для работы, 19305 — из хранилищ для исполнения социальных запросов, 996 — для исполнения тематических запросов, 23 — для выставки в Старооскольском краеведческом музее.
Сложившаяся ситуация хорошо видна в расчетной части к показателям основных направлений и результатов деятельности архивного отдела администрации Старооскольского городского округа за 2012 год (приложение 1).
Это далеко не все виды работ, выполняемых в отделе. Не отражены такие виды работы как проверка наличия и состояния документов, ведение книги учета поступлений документов, ведение списка фондов, составление каточек фондов, ведение реестра описей, внесение изменений в учетные документы, оформление итоговых записей в описях, организация методической и практической помощи организациям в подготовке описей, составление заключений на документы, представленные к рассмотрению ЭПК государственного архива, составление исторических справок, составление предисловий к описям, составление различных актов, учет и регистрация запросов и ответов социально-правового характера и т.д.
