МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ, Кафедра информатики и математики
делопроизводство в овд
РЕФЕРАТ
Общие требования
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря ор-ганизации).
Эффективность труда сотрудников службы делопро-изводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
техническим аспектом
Юридический аспект, Организационный аспект
Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:
- выбор оптимальной организационной формы работы с до-кументами;
- разработка внутренней организационной структуры служ-бы делопроизводства;
- определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
- регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудни-ков службы с целью определения их статуса и разграниче-ния функций;
- выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
- рациональная организация рабочих мест и условий труда;
- повышение квалификации сотрудников службы.
Организационные формы работы с документами
Практика выработала три формы организации работы с до-кументами в любом управленческом аппарате — централизован-ную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопро-изводства, так как позволяет снизить затраты на обработку доку-ментов, улучшить организацию труда работников службы дело- производства за счет специализации и взаимозаменяемости от-дельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос-тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.
Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждени-ях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная, Смешанная
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче-ская операция (например, регистрация документов или кон-троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку-ментов централизованно (в канцелярии), а для других — децен-трализованно (в структурных подразделениях).
Согласование документов
... служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, ... системы менеджмента качества. Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад ...
Разделение мас-сивов документов в случае использования традиционных (руч-ных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистри-руется в канцелярии, если руководству структурного подразде-ления, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных под-разделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.
Использование новейших компьютерных технологий, нали-чие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств ком-пьютеров позволяют организовать прием и регистрацию посту-пающих документов, контроль за их исполнением, информаци-онно-справочную работу в структурных подразделениях.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические доку-менты не регламентируют форму работы с документами.
В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы де-лопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопро-са связано с первоначальной организацией службы делопроизвод-ства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень центра-лизации и децентрализации работы с документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами за-крепляется в инструкции по делопроизводству.
Типовые организационные структуры службы делопроизводства
Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделе-ниями и схема их взаимодействия.
Структура службы делопроизводства должна определять оп-тимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодей-ствие, характер подчинения.
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в за-висимости от принадлежности организаций и учреждений к оп-ределенным группам и уровням управления.
Управление делами
* секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
- инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распоряди-тельных документов органов власти, приказов министра;
— * канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации до-кументов, машинописное бюро (компьютерный центр обра-ботки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационали-зации работы с документами, центральный архив.
Виды регистрации документов в организации
... электронного делопроизводства, трудности с ее внедрением и совмещение сразу трех способов регистрации в одной организации. Работа состоит из двух глав: в первой рассматривается в целом регистрация документов, ее типы и виды. ...
Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления де-лами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.
Канцелярия
Общий отдел
Секретарь учреждения
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентиру-ют наименование и приблизительную структуру делопроизводст-венной службы государственных учреждений и предприятий. Ре-шение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство органи-зации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правле-ние; в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива * .
Государственная, Задачи и функции службы делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспече-нию. Выполнение этой цели предусматривает решение следую-щих задач:
- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, органи-зации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с дейст-вующими государственными нормативно-методическими документами;
- сокращение документооборота;
- разработка и внедрение нормативных и методических до-кументов по совершенствованию документационного обес-печения в организации и в подведомственной системе, прог-рессивных технологий делопроизводства*.
* Там ж е, с. 66
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифи-цированных форм документов организации; внесение в них изменений.
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних докумен-тов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.
6. Контроль за правильностью оформления документов, пред-ставляемых на подпись руководству.
7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в ус-тановленный срок.
8. Организация машинописного (компьютерного) изготовле-ния текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
10. Организация и ведение делопроизводства по предложе-ниям, заявлениям, жалобам граждан.
11. Организация контроля за работой с документами в струк-турный подразделениях.
12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совер-шенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
13. Контроль за правильностью оформления и формирова-ния дел в структурных подразделениях организации.
Организация договорной работы на предприятии
... следующие задачи: рассмотреть общие положение об организации договорной работы в коммерческой деятельности, в частности виды договора, сферу его применения, организацию контроля за его исполнением; проанализировать правовое ... Кабинет Министров Республики Беларусь в июле 1996 г. утвердил Положение о поставках товаров в Республике Беларусь. Действие этого документа распространяется на отношения ...
14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.
15. Повышение квалификации работников службы делопро-изводства и архива, проведение совещаний и консульти-рование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотруд-ников службы делопроизводства*.
Государственная
Этот набор функций относится к типовым, так как регламен-тирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.
Функции структурных подразделений службы делопроизводства, Секретариат
* предварительное рассмотрение и подготовка к докладу ру-ководителю поступающих на его имя документов;
- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными струк-турными подразделениями организации;
- организация и документационное обслуживание совеща-ний, проводимых руководителем.
Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллеги-альных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
- бездокументное обслуживание руководителей (организа-ционно-техническое обеспечение, подготовка командиро-вок, телефонное обслуживание, прием посетителей, орга-низация работы приемной и т.п.).
Протокольная группа
* подготовка проектов нормативно-распорядительных доку-ментов (редактирование, оформление и выпуск) руковод-ства органа местного управления, писем, справок, их согла-сование со структурными подразделениями;
- анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
- организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
- прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
Отдел рационализации делопроизводства
* разработка и внедрение мероприятий по совершенствова-нию технологии делопроизводства;
- разработка нормативно-методического обеспечения дело-производства (положений, инструкций, правил, регламен-тов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
- разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;
- разработка классификационных справочников (номенкла-тура дел, классификаторы, перечни документов со срока-ми хранения и др.);
- организация и проведение мероприятий по совершенство-ванию квалификации работников службы делопроизводст-ва и специалистов аппарата управления.
Экспедиция
* прием поступающих документов, их сортировку и распре-деление по структурным подразделениям;
- доставку документов в структурные подразделения;
- обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
- количественный учет поступающих и отправляемых до-кументов.
Подразделение по учету и регистрации документов
* регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
Разработка системы поощрения работников_ управление персоналом
... материальную заинтересованность работника, а так же рассмотрение этапов и методов разработки и функционирования конкретной системы поощрения персонала. Для достижения поставленной в курсовой работе цели ... данной темы обусловлена тем, что часто используемый административный подход в управлении персоналом, заключающийся исключительно в усовершенствовании организации труда, на сегодняшний день ...
- формирование и ведение справочно-информационного массива;
- контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согла-сования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).
Группа контроля
* контроль за сроками исполнения документов;
- контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
- анализ исполнительской дисциплины;
- информирование руководства о ходе выполнения доку-ментов и поручений.
Группа писем
* прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
- подготовку обращений к рассмотрению руководством;
- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
- извещение заявителей о результатах рассмотрения их об-ращений;
- формирование и хранение дел с документами по обраще-ниям;
- анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
- организацию приема граждан по личным вопросам руко-водством организации.
Машинописное бюро
* перепечатку документов с черновиков;
- считку и правку текстов документов;
- учет выполняемой работы.
Копировально-множительное бюро
* копирование текстов;
- тиражирование текстов документов;
- подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.
10. Архив осуществляет:
- прием от структурных подразделений обработанных и под-готовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
- учет, систематизацию, хранение и организацию использо-вания документов;
- контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
- подготовку дел к передаче на государственное хранение.
Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.
Нормативными доку-ментами за службой делопроизводства закреплены традицион-ные технологические функции.
По мнению специалистов-документоведов и практических ра-ботников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалифика-ции).
Функция «совершенствование применяемых форм и мето-дов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки доку-ментов с использованием электронной обработки текстов, элек-тронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной теле-фонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмот-рены специализированные, предназначенные для выполнения но-вых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств).
Преступления против интересов службы в коммерческих и иных организациях
... за совершение преступлений против интересов службы в коммерческих и иных организациях. Для достижения ... противоправного деяния на нормальную работу организации, характер и размер понесенного ... документах, какие именно права и законные интересы граждан или организаций либо охраняемые законом интересы ... функции в коммерческой или иной организации, причинило существенный вред интересам граждан, организаций, ...
Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалифика-ции ее сотрудников.
Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заме-нили традиционные делопроизводственные в мировой практике).
Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизвод-ства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопро-изводства в аппарате управления, но и не сформулированы*.
Ларин М.В.
Должностной и численный состав службы делопроизводства
Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Еди-ной номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования долж-ностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народ-ного хозяйства.
В настоящее время основным нормативным документом, рег-ламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор про-фессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и слу-жащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник*. Согласно этим нормативным документам по характе-ру труда работники службы делопроизводства делятся на три ка-тегории: руководители, специалисты и технические исполнители.
Общероссийский, Руководители., Специалисты., Технические исполнители
Согласно принятой в стране классификации, преобладаю-щую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы ко-пировальных бюро.
Известны две методики расчета численности работников служ-бы делопроизводства.
Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного ко-эффициента среднего уровня производительности труда работ-ников службы делопроизводства.
Численность = 0,00016 * Д (в степени 0,98) * Р (в степени 0,1),ъ
где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производи-тельности труда (рассчитан НИИ труда опытным пу-тем);
Д — объем документооборота;
Р — численность работников аппарата управления.
Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как меж-отраслевыми документами по нормированию труда, так и от-раслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные доку-менты по нормированию труда разработаны на делопроизвод-ственные операции (регистрация, контроль, составление но-менклатуры дел и др.), на стенографические работы, на рабо-ты по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет числен-ности проводится по формуле:
Правительство Российской Федерации: правовой статус, функции, ...
... власти; описание правого статуса Правительства Российской Федерации; изучение структуры и состава Правительства РФ; анализ функций отдельных структур Правительства Российской Федерации; исследование основных полномочий Правительства РФ; рассмотрение организации деятельности Правительства Российской Федерации. Данная работа опирается на статьи Конституции Российской Федерации 1993 года ...
где Т н — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затра-ты времени на личные нужды, обслуживание рабочего мес-та, отдых и т.п.);
Т н.н — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рас-считана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);
Ф п.в. — годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.
В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и уч-реждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в од-ной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как след-ствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на со-держание управленческого персонала, так как специалисты ап-парата управления начинают самостоятельно выполнять дело-производственные работы по созданию, подготовке, оформле-нию, транспортировке, учету документов.
Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная чис-ленность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15%, для про-мышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.
Нормативная регламентация службы делопроизводства
В числе организационных задач, решаемых в процессе созда-ния службы делопроизводства, стоит и задача нормативной рег-ламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положе-нии, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.
К числу важнейших организационных документов, закреп-ляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действую-щего законодательства, государственных нормативно-методичес-ких документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).
Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламента-цию принятой технологии работы с документами.
Устав организации
Разработка устава влияет на общую постановку делопроиз-водства, так как конкретно определенные задачи, отражаю-щие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документо-оборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обя-занностей руководителей организации способствует регламен-тации информационных связей, возникающих в процессе вы-полнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управ-ления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые бу-дут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной докумен-тации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры ин-формационных потоков и документооборота.
Подлинность документа
... службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Труды О. М. Медушевской позволяют провести некий источниковедческий анализ вопросов подлинности документа. ... рекомендации, нормативы и т.д., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правовые ...
положения о структурных подразде-лениях
Положение о службе делопроизводства
Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функ-ций службы. При разработке индивидуальных положений кон-кретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым техно-логическим функциям могут быть добавлены функции прогно-зирования развития документационного обеспечения, унифика-ции документов, методического руководства постановкой дело-производства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавли-вает точное название службы делопроизводства, ее место в ор-ганизационной структуре организации, степень самостоятельно-сти службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:
1. «Канцелярия является самостоятельным структурным под-разделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».
2. «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчи-няется его начальнику».
В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором — ее вспомогательное значение.
Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требова-ния к его квалификации и стажу практической работы.
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кото-рыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные и распорядительные.
Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования.
Второй раздел Положения формулирует общую цель и ос-новные задачи службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя.
Третий раздел Положения основной. Он содержит всесто-роннюю характеристику деятельности службы делопроизводст-ва и называется «Функции». Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подраз-делений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их на-званиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за опре-деленный участок работы. При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирова-ния и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При со-ставлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает уча-стие и в какой форме.
Организация регистрации документов
... участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда обеспечение оперативного решения управленческих задач. Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства ...
Четвертый раздел Положения «Права» содержит перечисле-ние прав, которые закрепляются за службой в целом для реали-зации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию рабо-ты с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений ин-формацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. Значительное влияние на состояние работы с документами мо-жет оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требо-ваний (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.).
Для того чтобы установить разграничение прав службы и ее руководителя, в разделе устанавливают персональные права ру-ководителя службы делопроизводства. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, на-значать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.
Должностные обязанности руководителя службы делопро-изводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел «Руководство», где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводст-ва, планирование ее работы, контроль за работой сотрудни-ков, совершенствование организационной структуры, созда-ние или участие в разработке нормативно-методического обес-печения деятельности службы.
Раздел «Ответственность» выделяется в самостоятельный или включается в раздел «Руководство» и содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональ-ную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и норма-тивных документов, достоверность информации, ее утечку, ор-ганизацию работы службы, работу с кадрами и т.д.
Иногда в Положении раздел «Руководство» делится на три подраздела: руководитель службы делопроизводства обязан (пе-речисление обязанностей), руководитель службы делопроиз-водства имеет право (перечисление прав), руководитель службы делопроизводства несет ответственность (персональная ответ-ственность).
Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подраз-делениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделе-ниями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с други-ми структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом раз-деле фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными под-разделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями.
Правовая значимость Положения как организационного до-кумента повышается при включении в него разделов, устанавли-вающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделе-ния, порядка стимулирования и мер ответственности работни-ков за выполнение возложенных функций, а также сроки дейст-вия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не отно-сятся к числу обязательных, но значительно повышают роль Положения как организационного документа.
Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организа-ции. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделе-ний, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изме-нении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспреде-ление функций между структурными подразделениями.
должностная инструкция
Первым источником для разработки должностных инструк-ций является такой нормативный документ, как Квалификаци-онный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный пере-чень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ*.
Квалификационный
Второй источник при составлении должностных инструкций — типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для от-дельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).
Наличие типовых инструкций значительно об-легчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламен-тирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмот-ренной штатным расписанием.
Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют зада-чи и функции, устанавливают их распределение между работни-ками структурных подразделений, определяют содержание, ха-рактер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодопол-няемые документы, так как обязанности каждого работника ус-танавливаются исходя из распределения всего комплекса функ-ций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из за-дач и функций всей службы в целом.
К тексту должностной инструкции предъявляются требова-ния полноты определения задач, функций, обязанностей. Не-четкое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдель-ных работников. При закреплении в формулировках должност-ной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанно-стей создается чисто формальный документ, который не выпол-няет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее со-держания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаго-лы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. и при этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «прини-мает участие…», «совместно с…», «организует визирование», «обеспечивает выполнение».
В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ве-дения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполне-ние основной задачи. Например, основная задача работника — регистрация документов; в разных организациях эта задача мо-жет предусматривать выполнение таких работ, как ведение од-ного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компью-терной базы данных, передача информации, составление и ве-дение справочных картотек, обслуживание запросов специали-стов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанно-стей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разде-ле формулируются особенности подготовки и передачи доку-ментов, доступа работника к определенной информации, прави-ла обработки и передачи документов, методы и сроки выполне-ния обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В раздел «Права» вносят такие права работника делопроиз-водственной службы, как: принятие решений, получение ин-формации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возвра-та документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, кото-рая выделяется в отдельный раздел. В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должно-стного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относя-щихся к его обязанностям. Ответственность может быть уста-новлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в со-ответствии с действующим законодательством и учетом специ-фики работы организации.
Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют ус-тановить критерии оценки труда.
Инструкция по делопроизводству
Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Ти-повые инструкции, а также действующие государственные нор-мативно-методические документы.
Структура Инструкции включает общие положения, темати-ческие разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распро-странения Инструкции (например, «Инструкция распространя-ется на все документы», «… на административные документы», «….кроме конфиденциальных документов» и др.), ответствен-ность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с до-кументами в учреждении в целом и в ее структурных подразде-лениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:
- вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
- виды и разновидности документов, используемые для до-кументирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
- общие правила подготовки и оформления документов;
- правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
- порядок изготовления и размножения документов;
- правила оформления и заверения копий и приложений;
- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
