Документирование движения кадров: приём, перевод, увольнение работников, командирование, предоставление отпусков

Персонал любого предприятия представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников. Характерно и то, что кадры — наиболее подвижная часть производительных сил.

Несомненно, движение кадров на предприятии, представляет собой не хаотичное перемещение персонала из одного структурного подразделения в другое, а напротив, носит четко-упорядоченную и законно-регламентированную динамику, управление которой, является одной из наиболее важных функций менеджмента в организации. Поэтому, каждый управляющий должен не только хорошо представлять себе этот процесс, но и стараться как-либо усовершенствовать, улучшить его (с точки зрения управления), не нарушая установленных законодательством норм.

Под движением кадров обычно понимают:

  • прием на работу;
  • перевод на другую работу;
  • увольнение работников;
  • командирование;
  • предоставление отпусков.

Действительно, управление кадрами на предприятии неразрывно связано с их движением, то есть, управление кадрами определяет их движение в рамках организации.

Поэтому целью данной работы является изучение основных аспектов, возникающих в процессе движения кадров на предприятии с точки зрения управляющего (начальника отдела кадров).

В соответствии с поставленной целью мною были сформулированы следующие задачи:

Объектом исследования является движение кадров на предприятии как одна из важнейших функций менеджмента в организации.

Предметом исследования является документирование движения кадров на предприятии.

Для раскрытия выбранной темы мною были использованы такие методы исследования как описательный, аналитический и другие.

1. ПОНЯТИЕ ТЕКУЧЕСТИ КАДРОВ

Под движением кадров предприятия 1 понимается совокупность всех случаев поступления на предприятие работников извне и всех случаев выбытия за пределы предприятия. В прежние годы эта проблема привлекала внимание экономистов в связи с тем несомненным ущербом, который текучесть наносит народному хозяйству страны.

При рассмотрении проблемы движения кадров на предприятии следует начинать с анализа текучести рабочей силы. Под текучестью обычно понималось то явление, которое представляется непосредственной причиной указанного ущерба, а именно стихийное, неорганизованное движение рабочей силы.

4 стр., 1952 слов

Организация финансов предприятий и организаций различных форм собственности

... курсовой работы: «Организация финансов предприятий и организаций раз-личных форм собственности». Главная цель курсовой работы: рассмотреть особенности организации финансов предприятий и организаций различных форм собственности. Для достижения цели курсовой работы необходимо решить следующие задачи: 1) рассмотреть теоретические аспекты организации финансов предпри-ятий и организаций различных форм ...

Сегодня текучесть кадров — также одна из многих проблем, с которыми сталкиваются современные предприятия. Следует различать ее естественный уровень в пределах 3—5% от численности персонала и повышенный, вызывающий значительные экономические потери. Естественный уровень способствует обновлению производственных коллективов. Этот процесс происходит непрерывно и не требует каких-либо чрезвычайных мер со стороны кадровых служб и руководства. Часть работников уходит на пенсию, часть увольняется по различным причинам, на их место приходят новые сотрудники — в таком режиме живет каждое предприятие.

Другое дело, когда текучесть существенно превышает 3—5%. В этом случае издержки становятся значительными и возрастают с увеличением оттока кадров. Как правило, отток связан с увольнением работников. За последнее время наиболее остро проблема массовых увольнений возникает в виде реакции на экономико-политическую ситуацию, взять хотя бы последствия кризиса в августе 1998 года, когда наблюдались массовые сокращения работников, например, финансовой сферы. Затем, приспособившись к новым условиям, предприятия были вынуждены опять набирать персонал. В результате непродуманной политики повального сокращения персонала и последовавшего затем аврального набора происходит разрушение сложившихся коллективов.

Высокий уровень текучести кадров почти всегда указывает на серьезные недостатки в управлении персоналом и управлении предприятием в целом, это своего рода индикатор неблагополучия, хотя в некоторых случаях уровень текучести высок из-за специфики производства (например, большой объем сезонных работ).

Поэтапно приведение уровня текучести к приемлемому значению можно представить в частности через возможность планирования предстоящих увольнений, увязки процессов увольнения с процессами найма, помощи увольняемым работникам (аутплейсмента).

Для решения этих и других вопросов, которые будут обозначены после, необходимо исходить из конкретной ситуации на предприятии. Существует методика, предполагающая упорядоченную поэтапную деятельность, осуществление которой следует возложить непосредственно на кадровую службу предприятия.2 Вся деятельность по управлению текучестью кадров в рамках общего управления персоналом осуществляется в виде пяти последовательных стадий или этапов (Приложение №1):

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КАДРОВ

К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров или функционального менеджера относят 3 :

  • Организацию работы по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
  • Разработку кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
  • Осуществление работы по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
  • Планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
  • Организацию проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение.
  • Организацию своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
    12 стр., 5628 слов

    Порядок предоставления и использования отпусков без сохранения заработной платы

    ... в период нахождения в отпуске. Большую роль в правовом регулировании отпусков без сохранения заработной платы играют и локальные нормативные акты, принимаемые непосредственно в предприятиях и организациях всех форм ... свои права на «отпуск без содержания» Руководителю фирмы, юристу, работнику кадровой службы этот вопрос еще более актуален, чем для работника, ведь нарушив трудовое законодательство, ...

  • Организацию табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
  • Обеспечение составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами. Руководит работниками отдела.

3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ

Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные (например, личная карточка Т-2), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка), по социальному обеспечению (пенсионные) и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами – Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ), Инструкцией по ведению трудовых книжек и др.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Как уже было ранее сказано, под движением кадров условно понимается:

  • прием, перевод и увольнение работников;
  • предоставление отпусков;
  • командирование.

Прием, перевод и увольнение работников

При приеме на работе фиксируются основные анкетно- биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно- биографических данных и об изменении условий и оплаты труда.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях ТК РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д.

11 стр., 5380 слов

Понятие, состав и виды издержек предприятия

... касающихся данной темы. Таким образом, главной целью курсовой работы является изучение издержек предприятия и себестоимости продукции. 1. Понятие, состав и виды издержек предприятия Понятие "издержки предприятия" были трактованы ещё Карлом Марксом. Так, он ...

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.

Предоставление отпусков

Предоставление отпусков работником предприятия осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса.

Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.

Командирование

Командирование сотрудников предприятия; как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.

При изменении условий и оплаты труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры предприятия) или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках (Приложение №2).

Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять. Назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных — о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.).

При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью — при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой

Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности).

4 стр., 1726 слов

Курсовая работа судебный приказ история и современность

... Данная работа состоит из введения, основной части из двух глав, разделенных на параграфы, заключения и списка использованной литературы. 1.Приказное производство и судебный приказ 1.1 Понятие и признаки судебного приказа Судебный приказ является самостоятельным видом судебного постановления ...

В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28-к — приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), № 12- км — о командировании, № 45-о — об отпуске, № 32-п — о поощрении.