Экспертиза ценности документов (2)

Курсовая работа

Большая часть документов содержит информацию разовой ценности, после использования которой документы больше не упоминаются.

Другие документы содержат информацию, которая может понадобиться в течение многих лет.

Например, информация о гражданах, их работе и учебе является социально значимой и должна храниться в течение всей жизни человека.

Наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для научных и практических целей. Эти документы должны храниться постоянно.

С экономической точки зрения, нет смысла хранить все документы, так как для этого потребовались бы большие помещения, оборудование и штат профессионалов.

Экспертиза ценности документов

В рамках изучения этой темы необходимо проанализировать организацию, проведение и специфику изучения ценности документов.

Это оправдывает выбор темы нашего исследования: «Изучение ценности документов».

Целью исследования

Задачи исследования:

  • Концепция и сущность ЭЦД .
  • Значение ЭЦД .
  • Значение и формирование технического комитета.
  • Алгоритм реализации ЭЦД.
  • Правила проведения ЭЦД .
  • формализация результатов ЭЦД .

Теоретические аспекты выполнения ЭЦД

Концепция и суть процесса ЭЦД

Целью проверки

Подготовка документов, завершенных офисных работ, для дальнейшего хранения и использования является завершающим этапом работы с ними. Основными задачами приказа и хранения исполняемых документов являются, во-первых, создание условий для их использования самой организацией в информационно-справочных целях, а во-вторых, пополнение ВС РФ документами, имеющими важное научное и историческое значение.

Подготовка документов для последующего хранения и использования включает в себя:

  • Изучение ценности документов с целью определения возможности их практического и научного использования;
  • Регистрация файлов;
  • Подготовка перечней постоянных и временных (более 10 лет) досье;
  • Обеспечение их сохранности;
  • Передача дел в архивы организации.

Оценка стоимости документов

8 стр., 3958 слов

Правила хранения дел в делопроизводстве

... работы такие дела переформируются. Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, ... хранение дел, или секретарь. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. Дела ... порядка расположения документов, включенных в дело, ...

Результатом экспертной оценки стоимости документа является полное комплектование государственного архива и всего архивного фонда страны. Благодаря опыту и знаниям архивные коллекции формируются и концентрируются в государственных архивах.

Ценность разных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неодинакова.

Это зависит от многих факторов. Например, некоторые документы содержат информацию, которая необходима только для выполнения определенной задачи. Это разовое мероприятие, и документы теряют свой смысл, как только они используются в задании. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свою ценность в течение нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного периода времени. Но есть документы, которые важны не только для практических, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и др. Такие документы могут служить источниками для изучения различных сфер государственной и общественной жизни. Отсюда вытекает необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость сохранения документов и сроков их хранения зависит, прежде всего, от важности содержащейся в них информации.

Комиссии экспертов: состав и процедура их создания

В организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ПЭК) для экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также для экспертизы нормативно-методических документов о работе служб документооборота (УДО), должностных инструкций, связанных с работой с информацией, табличных форм документов и других вопросов.

Центральные экспертные комиссии (ЦЭК) создаются в министерствах и ведомствах, а также в других организациях, имеющих подведомственную сеть.

Центральный экспертный комитет (Экспертная комиссия) формируется по приказу руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. Руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации, включаются в состав экспертной комиссии. В состав Центральной экспертной комиссии должен входить представитель архивного учреждения, для которого эта организация является источником дохода.

Председатель Центрального экспертного комитета (Экспертного комитета) должен быть одним из старших сотрудников организации, отвечающей за ведение документации и архивирование.

Схема ЭК

Основные задачи Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) включают в себя следующее:

  • Организация и проведение проверки стоимости документов на стадии хранения доказательств в процессе составления номенклатуры дел и формирования дел;
  • Организация и проведение проверки стоимости документов на стадии их подготовки к передаче в архив организации;
  • Организация и проведение отбора и подготовка документов для передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными задачами Центрального Экспертного Комитета (Экспертного Комитета) являются:

  • Организация ежегодного отбора ящиков для хранения и уничтожения;
  • Рассмотрение и представление на утверждение и консультацию с Экспертной комиссией (ЭК) архивного учреждения проекта перечней организационных дел, перечней постоянного и временного (более 10 лет) хранения, включая личные дела сотрудников, справок о выделении средств на уничтожение дел, не подлежащих хранению.
  • Подготовка и внесение предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов, включенных в списки, а также установление сроков хранения документов, не предусмотренных в списках, для рассмотрения Комитетом экспертов архивного учреждения
  • Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Центральная экспертная комиссия (Экспертная комиссия) проводит заседания в соответствии с графиком работы и, при необходимости, принимает решения коллегиально большинством голосов.

8 стр., 3553 слов

Комплектование и экспертиза ценности документов

... основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения. Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых ...

Протоколы заседаний Центральной экспертной комиссии (Экспертной комиссии) являются протоколами. Протокол подписывается председателем и секретарем комиссии. Решения Центральной экспертной комиссии (Экспертной комиссии) вступают в силу после их утверждения руководителем организации.

Приблизительная процедура формирования ЭК :

Протоколы Центральной экспертной комиссии (Экспертной комиссии), содержащие решения об утверждении проектов типовых и модельных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными списками документов с указанием сроков их хранения, а также типовых и модельных номенклатур дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЕК соответствующего архивного учреждения.

Этапа реализации ЭЦД

Процесс внедрения ЭЦД

Первый этап проверки стоимости документов осуществляется в действующей системе управления документацией в процессе создания записи.

  • В течение года весь комплект документов за предыдущий год должен находиться в структурном подразделении, поскольку эти документы могут понадобиться в процессе деятельности организации.
  • В то же время структурные подразделения готовят дела для дальнейшего хранения в архиве, т.е. второй этап изучения ценности документов.
  • Дела подаются в архив не позднее, чем через три года после окончания их хранения.
  • Вся совокупность документов, созданная в деятельности организации, подлежит определению стоимости.

Первый этап

Второй этап оценки

Ответственным моментом проверки является выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. Документы, содержащие наиболее полную информацию, хранятся на постоянном хранении.

  • Отбор документов для хранения и передача на уничтожение только на основании заголовка дела не допускается. Необходимо просмотреть все досье с постоянным хранением и с маркировкой ЭПК , чтобы идентифицировать и отозвать документы, ошибочно помещенные в досье документов низкой стоимости. Такие документы должны быть помечены для уничтожения или оправдывать их сохранение.
  • В ходе рассмотрения дел проекты и дубликаты, ошибочно оставленные в досье, изымаются.
  • Определенная группа файлов со знаком EPC, так как в ходе аудита решается вопрос об их сроке хранения.
  • Книжки с маркировкой EPC, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформатированию. Документы, выделенные из их состава для постоянного хранения, прилагаются к одному и тому же типу дел или размещаются в отдельных файлах.
  • Привязка вновь образованных дел осуществляется только после завершения экспертизы стоимости документов.
  • Окончательное решение по результатам аудита принимается советом директоров или ЦИК организации.

Подготовка электронных документов при выборе их для передачи в архив состоит из следующих этапов:

  • Подготовка инвентаризаций документов постоянного хранения, временного хранения (более 10 лет) и личных дел (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
  • Проверка физического состояния документов на компьютерных носителях, предназначенных для передачи в архив;
  • Запись ЭД на машинные носители;
  • Проверка качества записи;
  • Описание ЭД;
  • Присвоение архивных разрядов хранилищам (по ячейкам) в соответствии с архивной инвентаризацией электронных документов постоянного учета и личных дел;
  • Подготовка комплекта подтверждающих документов.

Требования к выполнению результатов ЭЦД

10 стр., 4746 слов

Виды регистрации документов в организации

... регистрация документов, ее типы и виды. Во второй главе идет рассмотрение процесса регистрации документов в СВПО ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские РС». 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 1.1. Регистрация документов ГОСТ дает следующее определение «регистрации документов» ... дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, то есть подразделение и номер дела в этом ...

Результатом профессиональной экспертизы стоимости документов в служебной деятельности организации является подготовка ежегодных разделов инвентаризации постоянного, временного (более 10 лет) хранения и личного дела, а в архиве организации — сводной инвентаризации дела. Для случаев с истекшим сроком хранения готовится файл уничтожения.

Идентифицируются файлы постоянного, временного (более 10 лет) хранения, а также личные дела сотрудников, прошедших оценку, и ежегодно проводится их инвентаризация. В организациях с небольшим объемом постоянных файлов, формируемых ежегодно, файлы за несколько лет могут быть включены в инвентаризационную ведомость.

Инвентаризация дел

В организациях с большим тиражом документов инвентаризация постоянных дел осуществляется каждым структурным подразделением под методическим руководством архива организации и технической комиссии. После проведения этих инвентаризаций дела передаются в архив организации. Сводная инвентаризация дел постоянного хранения составляется на основе инвентаризации дел структурных подразделений архива.

25 стр., 12197 слов

Инвентаризация имущества организации и отражение ее результатов ...

... степени предотвращает такое негативное явление, как хищение имущества работниками организации. Целью квалификационной работы является изучение инвентаризации имущества и порядок отражения ее результатов в ... стоимости и фактического физического состояния; 5. проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения ...

При составлении инвентаризации случаев соблюдаются следующие требования: наименования случаев заносятся в инвентаризацию по принятой схеме систематизации на основе номенклатуры случаев; каждый случай заносится в инвентаризацию по отдельному серийному номеру; порядок нумерации случаев в инвентаризации и порядок присвоения номеров инвентаризациям структурных подразделений определяется по согласованию с архивом организации; поля инвентаризации (серийный номер, индекс, наименование, дата случая, номер листа по делу, срок хранения) заполняются в соответствии с сведениями, указанными в перечне случаев организации. Столбец «Примечание» инвентаризации используется для примечаний об особенностях физического состояния записей, наличии копий и т.д.

В конце каждой инвентаризации ящиков постоянного хранения составляется окончательный отчет, в котором цифрами и прописью указывается фактическое количество ящиков, включенных в инвентаризацию, первый и последний номера ящиков и отражается их конкретная нумерация (наличие буквенных и пропущенных номеров).

Инвентаризация структурного подразделения

Случайная инвентаризация структурного подразделения оформляется в двух экземплярах, а в случае экспертной комиссии — в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй помещается в архив вместе с материалами, а третий сдается в протокол экспертной комиссии.

Годовая часть сводной инвентаризации

Первый экземпляр описи передается в Государственный архив в качестве контрольного экземпляра, а остальные копии остаются в организации. Файлы, содержащиеся в годовых разделах консолидированной инвентаризации, кодируются чернилами или шариковой ручкой. В конце каждого годового раздела консолидированной инвентаризации к учетному листу добавляется общее количество листов в справочном разделе, а также буквенные и пустые номера.

После подготовки годовых разделов сводных постоянных отчетов, отбора документов для уничтожения и подготовки досье по передаче дел на уничтожение, сроки которой истекли.

Досье включаются в акт уступки на уничтожение, если установленный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составляется акт.

Акт назначения на уничтожение

Акт содержит:

Для документов, помеченных электронным кодом, подготавливается отдельный файл. Свидетельства о передаче дел на уничтожение рассматриваются техническим комитетом организации одновременно с инвентаризацией дел. После этого досье согласовывается с ЭМК государственного архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.

Только после принятия и утверждения решения об уничтожении файла организация имеет право распоряжаться файлами, содержащимися в файле.

Заключение

Основываясь на анализе профессиональной литературы и информационных источников права, мы считаем целесообразным сделать ряд выводов:

14 стр., 6521 слов

Порядок проведения инвентаризации имущества

... остатками средств организации. Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом ... курсовой работы являются экономические отношения, возникающие при инвентаризации имущества, предметом- инвентаризация имущества и учет ее результатов. Цель данной курсовой работы - выявить роль инвентаризации имущества и ...

  • Оценка стоимости документов — это изучение документов на основе критериев их стоимости с целью определения долговечности документов и их отбора для постоянного хранения.
  • Оценка стоимости документов проводится в несколько этапов, начиная с текущего управления документацией и заканчивая Государственным архивом.

Первым этапом определения стоимости документов можно считать создание указателя случаев, когда срок хранения созданных документов, так сказать, предопределен.

Вторая проверка стоимости самих документов проводится через два года, когда документы были недействительны, при подготовке документов к длительному хранению или при передаче их в архив учреждения.

И в третий раз стоимость документов пересматривается, когда они передаются из архива учреждения в Государственный архив на постоянное хранение.

Стоимость документов оценивается на основании: действующего законодательства и нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела и управления документооборотом; типовых и ведомственных списков документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных списков дел; нормативных и методических документов Федеральной архивной службы России и органов архивного дела субъектов Российской Федерации в области управления архивами.

Присвоение документов Архивному фонду Российской Федерации осуществляется по результатам определения стоимости, основанной на принципах историчности, последовательности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних характеристик документов.

Критерии происхождения включают: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли промышленности, важность выполняемых ею функций, важность личности в жизни общества, время и место создания документа. Критерием содержания является…

Список литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://pravsob.ru/kursovaya/ekspertiza-dokumentov/

  1. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. «Современный офисный менеджмент» 3-й ПИТЭР, 2008.
  2. Афанасьева Л.П. Электронные документы в организационном документообороте и архиве // Бизнес-секретарь, 2007.
  3. Андреева В.И. Рекорд-менеджмент. Организация и обслуживание. М.: Кнорус, 2008.
  4. Березина Н.М., Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. Современный учет. Питербург, 2008 — 120 с.
  5. Борискин В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов. М.: Омега-Л, 2008.
  6. Басаков М. Я. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: Феникс, 2008.
  7. Галахов В.В. Рекорд-менеджмент. Шаблоны, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2007.
  8. Дроков С.В. Современные способы оценки и электронной регистрации документов // Отечественные архивы, 2004 — № 59.
  9. Замыцкова О.И., Басаков М. I. Рабочие столы (поддержка документооборота).

    М.: Омега-Л, 2007.

  10. Крюкова Н.П. Деятельность по документированию. Ростов-на-Дону: Феникс, 2006.
  11. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебник. — Третье издание. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское Соглашение, 2004.
  12. Непогода А.В., Семченко П.А. Организация делопроизводства: подготовка, регистрация и документирование. М.: Омега-Л, 2008.