Виды организационных документов

Контрольная работа
Содержание скрыть

Организационные документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

К основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор. Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ. Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью мы можем узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия. Организационные документы незаменимы, если мы хотим создать хорошо работающее, отлаженное производство, это азы, можно сказать — как паспорт у человека — так и документы у предприятия. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

  • устав организации;
  • положение об организации;
  • учредительный договор;
  • положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
  • регламент;
  • структура и штатная численность;
  • штатное расписание;
  • инструкции по определенным направлениям деятельности;
  • должностные инструкции работников;
  • правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

5 стр., 2125 слов

Организационное обеспечение судебной деятельности

... законность выносимого судом решения, т.е. руководство судебным процессом, в какой-то степени и судебной деятельностью в целом. УПРАВЛЕНИЕ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СУДЕБНОЙ ВЛАСТИ Деятельность судьи осуществляется в сложных, часто психически ... главная роль, так как он несет основную ответственность за подготовку, организацию, ведение судебного разбирательства, как по уголовным, так и по гражданским делам, а ...

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

  • положение об отделе кадров;
  • структура и штатная численность аппарата Министерства;
  • инструкция о ведении бухгалтерского учета;
  • должностная инструкция референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно — правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл.4, ч. I).

Организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст.52 ГК РФ).

2. УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ

Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Типовая структура текста устава государственного учреждения (пример 1) закреплена в «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации».

текста устава негосударственной организации отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.

В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.

Приведу возможные разделы устава:

1. Общие положения

 общие положения 1

Рис.1. Типовая структура текста устава государственного учреждения

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

3 . Порядок деятельности . Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

4. Управление.

а) общее собрание акционеров — высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

  • б) совет директоров — высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);
  • в) исполнительные органы — генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);
  • г) ревизионная комиссия — орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

5. Учет и отчетность ; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности, Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из:

  • наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций;
  • даты регистрации;
  • государственного регистрационного номера;
  • подписи;
  • печати регистрирующего органа.

Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.

Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной — его учредителями, общим собранием акционеров. Пример оформления титульного листа устава приведен в рис. 2.

Положение об организации (структурном подразделении), Положение

Положение об организации структурном подразделении  1

Рис.2. Образец оформления титульного листа устава

типовыми (примерными) и конкретными (индивидуальными)

Положение об организации

Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

текста положения включает следующие разделы (пример 1.4 3).

Положение об организации 1

Пример 3. Типовая структура текста положения

Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:

  • положения о структурных подразделениях;
  • положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.);
  • положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются:

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • дата;
  • номер документа;
  • место составления;
  • заголовок к тексту, текст;
  • подпись;
  • гриф утверждения.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы:

Общие положения, Цели и задачи

3. Функции. В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

Права и обязанности, Взаимоотношения.

Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

Положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.

В качестве примера можно привести структуру текста положения о Совете директоров акционерного общества:

1) Общие положения.

2) Компетенция Совета директоров.

3) Состав Совета директоров.

4) Выдвижение кандидатов в Совет директоров.

5) Избрание членов Совета директоров.

6) Регламент заседаний Совета директоров.

7) Взаимоотношения с другими подразделениями общества.

8) Ответственность членов Совета директоров.

Порядок утверждения положения о совете директоров и порядок внесения в него изменений.

В государственной организации внесение изменений и дополнений в положения о коллегиальных и совещательных органах и в положения о структурных подразделениях осуществляется распорядительным документом руководителя организации.

В негосударственной организации изменения и дополнения в положения о коллегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.

Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

3. УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР И ИНСТРУКЦИИ, Учредительный договор

Договор — юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.

В учредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.

Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.

Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное. В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

На договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.

Учредительный договор подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Инструкции, Инструкция

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее. Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью.

Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое распространяется содержание инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция, Типовая должностная инструкция

Должностная инструкция 1

Рис.4. Типовая структура должностной инструкции

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации — куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

Общие положения

2) Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.

Должностные обязанности.

4) Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

  • право принимать определенные решения (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);
  • право давать указания по конкретным вопросам;
  • право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;
  • право обращаться с предложениями к руководителю;
  • право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы такого представительства;
  • право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;
  • право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др., в том числе и конфиденциальной);
  • право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В тексте данного раздела необходимо закрепить также:

  • право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей;
  • право входить в состав рабочих групп по подготовке и реализации конкретных проектов и участвовать в разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников (а не только права по должности):

  • право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;
  • право на комфортные условия труда;
  • право на повышение квалификации;
  • право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.

Ответственность., Взаимоотношения

7) Функции. В этом разделе перечисляют основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. В формулировках функций необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.

Условия оплаты труда., Показатели оценки работы

  • полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;
  • качество составления и оформления документов;
  • отсутствие ошибок и служебных нарушений;
  • отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;
  • квалифицированное применение требований инструкций и других нормативных документов;
  • своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения поручений и указаний руководства.

Правила внутреннего трудового распорядка:

Правила внутреннего трудового распорядка — правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы.

Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, принимаются с учетом представительного органа работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка являются, как правило, приложением к трудовому договору. Текст правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными Примерная форма правил внутреннего трудового распорядка представлена в (рис. 5).

В некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, которое отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила деловой этики и др.

Правила внутреннего трудового распорядка  1

Рис.5. Типовая структура правил внутреннего трудового распорядка

Положение о персонале разрабатывается в некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего распорядка. Структура текста Положения о персонале рекомендована Госкомимуществом Российской Федерации и Российским фондом федерального имущества. Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на Совете директоров организации.

4. РЕГЛАМЕНТ ,СТРУКТУРА,ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ И

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Регламент, Регламент

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

  • статус коллегиального или совещательного органа;
  • порядок планирования работы;
  • порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
  • внесение материалов на рассмотрение;
  • порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
  • ведение протокола заседания;
  • оформление решений коллегиального или совещательного органа;
  • порядок доведения решений до исполнителей;
  • материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа. Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Структура и штатная численность, Структура и штатная численность

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного расписания (Таблица 1).

Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.

Штатное расписание, Штатное расписание

Таблица 1. Структура и штатная численность

Код подразделения Название подразделения Штатная численность
01 Руководство 3
02 Служба персонала 2
03 Бухгалтерия 5
04 Служба эксплуатации 8
Всего 67

Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала).

Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации).

Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения.

Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов. В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.

Комплект документов определяется:

  • кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;
  • объемом и характером компетенции учреждения;
  • объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.

Список литературны х источников

[Электронный ресурс]//URL: https://pravsob.ru/kontrolnaya/ustav-obrazovatelnoy-organizatsii/

1. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. «Современное делопроизводство».2-е изд. 2007г.

2. Волков В.А., «Документация на предприятии» 2004г.

3. Стародубов Н.М., Харитонов М.М. «Организация управления» 2005г.

4. Краткий словарь архивной терминологии. М.: 1968г.

5. Матузов Н.И. Малько А.В. «Теория государства и права» . 2006г.

Министерство образования РФ Нижнетагильский металлургический колледж имени Е.А. и М.Е. Черепановых Контрольная работа Предмет: Документообеспечение …

Организационная документация ( учредительные договоры, уставы , положения, правила, штатные расписания , инструкции );

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений , должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, и месячном фонде заработной платы.

Раздел:

Тип: контрольная работа

1 Понятие, признаки, функции государства. Форма государства Государство — это особая форма организации общества, обладающая определёнными средствами и …

Как задачи (функции) организации, так и ее структура закрепляются в ее учредительных документах — уставе , учредительном договоре либо в общем положении об организациях данного вида …

место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой …

Раздел:

Тип: шпаргалка

Лекция по курсу «Административное право» Содержание 1. Общее понятие управления. Социальное управление. Государственное управление как вид социального …

Должности государственной гражданской службы устанавливаются штатным расписанием государственных органов в соответствии с реестрами должностей государственной гражданской службы …

-.. сроки, права и обязанности гражданского служащего и представителя нанимателя, должностной регламент ; условия профессиональной служебной деятельности, компенсации и льготы, режим …

Раздел:

Тип: учебное пособие

ОГЛАВЛЕНИЕ: Введение. 5 1 Общая характеристика делопроизводства. 1.1. История развития системы государственного делопроизводства. 7 1.2. Нормативно …

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях , коллегиальных и совещательных органах …

устав организации; положения об организации и о структурных подразделениях , коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных

Раздел:

Тип: реферат

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ «БЕЛГОРОДСКИЙ …

— организационные документы ( устав , структура и штатная численность, штатное расписание , должностные инструкции , проч.)

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях , в должностных инструкциях и в должностных регламентах ; в …

Раздел:

Тип: дипломная работа