Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:
содержанию информации (отражают основные функции управления)
происхождению (служебные и личные)
месту составления (внешние и внутренние)
способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)
Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-
Организационно-
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительны
В составе ОРД различаются три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.
К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, к распорядительным – постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.
Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.
Юридическая сила документа
... документов может осуществляться постановлением, решением, приказом или распоряжением соответствующего органа (должностного лица). Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу ... носителя информации вообще, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений. Как бы там ни было, документ ...
Основные документы управления (ОРД) и их составление.
ПРИКАЗ
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и так далее.
По содержанию приказы делятся на два вида: по личному составу и приказы основной деятельности.
Реквизиты приказа: название документа «Приказ», дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании.
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Это правовой акт, издаваемый единолично либо Президентом Российской Федерации, либо единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.
ПРОТОКОЛ
Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи. В зависимости от освещения хода заседания протоколы могут бать краткими и полными. В кратких указывается только повестка дня, фамилии докладчиков, выступающих в принятии решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений, позволяют судить не только о характере самого совещания, но и о деятельности организации в целом.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов
АКТ
Документ, содержит описание событий или фактов, установленных лично подписавшими его лицами. Акт может иметь несколько подвидов: акт приема работы по контракту, акт приемки-передачи документов, акт списания, коммерческий акт и так далее.
Акт составляет комиссия, которая постоянно действует или назначена по указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен содержать юридический адрес.
Контрольная работа: Регистрация и контроль исполнения документов
... исполнения. Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, ... вид документа (08). Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется только при регистрации входящих документов. Дата и номер документа. Сведения переносятся ...
В вводной части указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии, инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, иногда могут быть указаны должности.
В основной части акта указываются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения).
В конце текста может быть указано количество экземпляров и место их нахождения. Акт подписывается председателем и членами комиссии. Для рядов актов необходимо заверение печатью, после чего они обретают юридическую силу.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Документ, адресованный руководителю организации, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса, с выводами и предложениями составителя. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем. Внешние докладные записки подписываются руководителем организации.
Докладная записка содержит заголовок к тексту, который раскрывает его содержание. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом написания.
Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами.
КОНКТРАКТ
Контракт (договор) – документ, фиксирующий соглашение двух сторон об установлении каких – либо отношений и регулирующий эти отношения. Контракт заключается между отдельными гражданами и организациями. Контракт, заключаемый, организациями называется коммерческим. Существует несколько видов контрактов: о поставке продукции, о займе, о покупке или продаже и так далее. В контракте определяются права и обязанности сторон, а также характер сделки. Контракты хранятся три года после истечения срока договора, контракты с иностранными партнерами не менее 10 лет. Контракты имеют следующие реквизиты: название и заголовок документа; дата, место составления, номер документа; наименование сторон; предмет контракта; условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; а также условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета; порядок сдачи-приема выполненных работ; ответственности сторон, в том числе за невыполнение принятых обязательств; гарантии и страхование; порядок разрешения спора; юридические и почтовые адреса сторон, банковские реквизиты, номеров телефонов, факсов; подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровки подписей; дата подписания документа; печати сторон, заключающих контракт.
СПРАВКА
Документ содержит описание или подтверждение, той или иной информации служебного характера. Справка составляется по запросу или указанию вышестоящего органа управления или должностного лица. Если в справку включены несколько вопросов, то текст разделяют на несколько разделов, число которых определяется числом вопросов. Содержит следующие реквизиты: адрес организации (место составления), название документа, дата, номер документа, текст, подпись вышестоящих органов, печать.
ДОВЕРЕННОСТЬ
Документ, дающий право совершение каких – либо действий от лица доверителя. Доверенности хранятся три года.
Доверенность бывает двух видов: официальная и личная. Официальная доверенность выдается организацией второму лицу, для получения чего-либо у третьего лица. Документ выдается в единственном экземпляре и под расписку. Содержит следующие реквизиты: название документа; наименование организации и полный юридический адрес; дата выдачи документа и срок действия; номер; должность и инициалы лица, которому выдается доверенность; наименование документа, удостоверяющего личность этого лица; наименование организации, в которой должны быть совершены те или иные действия; образцы подписей получателя доверенности; подписи вышестоящих должностных лиц; печать организации.
Электронная цифровая подпись
... иметь механизм электронной цифровой подписи, подтверждаемый сертификатом. Владелец сертификата ключа подписи владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи, что позволяет ему с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы). Для того, чтобы электронный документ могли ...
Личная доверенность, выдается лицом доверителя, она связана с трудовыми отношениями, например: получение пенсий, стипендий, вкладов в банки. Содержит следующие реквизиты: название документа; текст доверенности; подпись (расшифровка подписи) доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать организации, в которой работает заверитель; дата удостоверения; подпись; печать.
ПРАВИЛА
Документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам предприятия. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например: Правила составления, адресования и оформления телеграмм на предприятиях.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Принимается высшими или другими центральными органами коллегиального управления с целью разрешения очень важных задач, стоящих перед организациями. Постановления могут содержать приложения — схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.
Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.
Юридическими основаниями для издания постановлений служат законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.
РЕШЕНИЕ
Правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телефону и записываются получателем. В телефонограмме должно быть не более 50-ти слов. Используются специальные бланки для передачи телефонограмм. Составляется телефонограмма руководителем или по его поручению. Документ содержит следующие реквизиты: наименование фирмы; название документа; дата и время передачи; адресат; текст; подпись, указание должностей и Ф.И.О. лиц, принявших и передавших информацию; номера телефонов фирм, передавших и получивших информацию.
ТЕЛЕГРАММЫ
Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телеграфу. Оформляются по правилам установленными органами связи. Текст должен быть кратким, не допускаются повторения. Знаки препинания пишутся сокращенно (например: точка-тчк), союзы и предлоги опускаются. Перенос слов и исправления не допускаются. Телеграммы делятся на правительственные, срочные, обычные. Адрес, текст подпись печатаются с новой строчки. Цифровые данные пишутся словами.
Понятия: документ, управленческий документ
... требования к оформлению и порядок работы с документами. Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования: - обеспечение юридической силы документа; - создание условий для ...
Оформление документов
Существуют следующие требования к оформлению организационно-
Унифицированных формы документов применяют бумагу форматов: А3 – 297 х 420мм, А4 – 210 х 297мм, А5 – 148 х 210мм, А6 – 150 х 148мм. Организационно-
Бланки
Служебные документы составляются на бланках. Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.
Регистрация и контроль за исполнением документов
Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «фиксирование факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них».
Видно из определения, что регистрация, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и так далее. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
