Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

метки: Документ, Регистрация, Входящая, Внутренний, Организация, Технология, Исходящая, Делопроизводство

– это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. ²

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

В документной системе, осуществляющей процессы регистрации:

• а) документ регистрируется при включении его в документную систему;

б) до завершения регистрации не допускаются предпринимать какие-либо действия,

влияющие на документ.

Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что

документ был создан или включен в документную систему, а дополнительным назначением

— упрощение поиска документа. Регистрация включает краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы. Регистрация формализует включение документа в документную систему.

Документы могут быть зарегистрированы в документной системе как централизованно,

так и децентрализованно. В электронной среде документные системы могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.³

Регистрационный индекс

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Структура регистрационного индекса, правила образования и нанесения

Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный (в отличие от приказов) и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел. Например, регистрационный индекс документа — 3-18/248, где 3 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела по номенклатуре, 248 — порядковый номер документа, присвоенный ему при

Регистрация и учет документов (2)

... документов; индекс по номенклатуре дел. ПРИМЕР: 218/01-15, где 218 - порядковый регистрационный номер; 01-15 номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). Внутренние документы при регистрации ...

При регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

• каждый документ регистрируе тся только один раз, т.е. основным принципом регистрации является однократность;
• входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие — в день подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно

дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.⁴

Регистрационный индекс входящего документа проставляется в регистрационном штампе (или от руки) на нижнем поле справа при поступлении документа в организацию.

ЗАО «Луч» 15.03.2009 № 45/01-15

Входящие, исходящие и внутренние документы должны регистрироваться в организации однократно в день поступления, подписания или утверждения.

Регистрационный индекс присутствует также в реквизите «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который располагается в левом верхнем углу бланка для письма ниже даты и регистрационного индекса документа и проставляется только на ответных исходящих письмах. В связи с этим в тексте письма не следует повторять содержание предыдущего письма, т.к. ссылка на инициативный документ указывается в названном реквизите. ⁵

Формы регистрации документов, их виды и назначения

Регистрация — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. ⁶ Выбор той или иной формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого предприятия – его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения).

Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.

Смешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания — регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).

Существуют три вида формы регистрации документов:

Наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек, но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Регистрационно-контрольные карточки

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Единая регистрационно- контрольная карточка оформляется на бумаге формата А5 или А6 (рис. 3).

В поля карточки заносят следующую информацию.

Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих — сведения переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. Для внутренних — указывают вид документа (08).

Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется только при регистрации входящих документов.

Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка (09,10 реквизиты).

Краткое содержание — заголовок документа (17); Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

При регистрации входящих документов в позицию 5 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16).

Записи датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).

В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов).

В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27.

Фонд №, Опись №, Дело № — позиции для фиксации отметок о хранении исполненного документа.

Как вариант, может использоваться другая форма записи сведений о хранении исполненного документа:

В позиции «Примечание» указывается фактическое местонахождение документа в том случае, если исполненный документ в дело не помещен или извлечен из дела. Записи датируются.

При карточной системе регистрации для присвоения регистрационных номеров используется нумерационный бланк — лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов).

Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка.

Заключение

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

В связи с современными тенденциями информатизации и компьютеризации общества и производства использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

Список литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://pravsob.ru/referat/registratsiya-vhodyaschih-ishodyaschih-i-vnutrennih-dokumentov/

• Документационное обеспечение управления. Новикова М.М. – М.: Ось-89, 2006. – 144 с.
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Издательство стандартов, 1998, с. З, п.65;
• Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. — 359 с.;
• Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
• Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Журнал «Секретарское дело»: «Регистрационный индекс документа», Г.Краснокуцкая.

¹ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Издательство стандартов, 1998, с. З, п.65

² Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. — 359 с.;

³ Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

⁴ Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

⁵ Журнал «Секретарское дело»: «Регистрационный индекс документа», Г.Краснокуцкая;

⁶ Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. – М.: Ось-89, 2006. – 144 с.