Правила хранения дел в делопроизводстве

метки: Хранение, Документ, Порядок, Судебный, Опись, Формирование, Внутренний, Номенклатура

1.1 Формирование дел в делопроизводстве

Дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документов в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем.

Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

• в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

• в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;
• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

— Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа: «На исполнение», «Срочно», «Для коллегии» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

ПОДВЕДОМСТВЕННОСТЬ И ПОДСУДНОСТЬ ДЕЛ АРБИТРАЖНЫМ СУДАМ

... подведомственности и подсудности дел, арбитражным судам представляет актуальность для учебного исследования в рамках реферата. Целью данной работы является проведение изучение понятия и сущности подведомственности и подсудности дел арбитражным судам. 1 Понятие подведомственность ... разрешения юридических дел в соответствии с характером тех общественных отношений, из которых эти дела возникают. ...

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственным за эту работу в структурных подразделениях, систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня.

Формирование дела определяется как «группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел». Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются «Основные правила работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

В каждом структурном подразделении выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дела к началу года должна быть заведена папка.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнении ли он. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа, т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, отметок, дат, индекса и т.п.

Регистрация и учет документов (2)

... документов; индекс по номенклатуре дел. ПРИМЕР: 218/01-15, где 218 - порядковый регистрационный номер; 01-15 номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). Внутренние документы при регистрации ...

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и завершения работы такие дела переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи и ряд других.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

1.2 Правила хранения дел в делопроизводстве

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и вложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи

Комплектование и экспертиза ценности документов

... документов дела. Основными реквизитами обложки дела являются: наименование организации и ее подчиненность; наименование структурного подразделения; индекс дела; номер дела по описи; заголовок дела; аннотация (при особо ценных документах); дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; ...

1.3 Оформление дел в делопроизводстве

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами», проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, или секретарь. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет;
• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки).

В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи, и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, — бланки форм внутренней описи.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Лист заверительной надписи не нумеруется отдельною Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен).

Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов, на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д., то же самое делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются, и все дело нумеруется заново. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле: литерные и пропущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложениями в них и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Для дел с особо ценными документами, личных, судебных и следственных, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов.

Если дело, к которому составляется внутренняя опись, уже переплетено или подшито, то она подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенный в опись, и количество листов описи.

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

1.4 Сроки хранения дел

Каждое дело должно иметь свой конкретный срок хранения. Сроки устанавливаются в зависимости от значимости документов, включенных в дело, и могут быть постоянными или временными (один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т. д.).

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов и определения возможности уничтожения документов, которые не имеют научной и практической ценности. Определение сроков хранения документов является основанием для их помещения в то или иное дело, т.к. документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут группироваться вместе. Нужно иметь в виду, что в деле с временным сроком хранения могут содержаться документы различной ценности, которые, следовательно, имеют разные сроки хранения. В этом случае срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т. е. больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, то все дело хранится пять лет.

Сроки хранения устанавливаются, во-первых, по перечням документов с указанием сроков их хранения и, во-вторых, экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т. п.), независимо от места предприятий в системе управления, видов их деятельности и форм собственности.

При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
• Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
• Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

1.5 Подготовка дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.

1.6 Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив университета.

Таким образом, при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Глава 2. Хранение дел на примере акционерного общества «Венера»

2.1 Характеристика АО «Венера»

АО «Венера» является коммерческой организацией. Общество является юридическим лицом и свою деятельность организует на основании устава и действующего законодательства Российской Федерации.

Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.

Общество в установленном законом порядке осуществляет следующие виды деятельности:

АО — коммерческая организация, главная цель которой и цель ее участников — получение (извлечение) прибыли. Для управления ею используется не публичная, а частная, ограниченная этой целью корпоративная власть. В отличие от общественного объединения для деятельности акционерного общества необходим первоначальный уставный (складочный) капитал. Он создается учредителями общества из их взносов (денежных и иных, которые должны быть оценены учредителями).

Учредителями могут быть физические лица (граждане страны иностранцы, лица без гражданства) и юридические лица (другие организации, в том числе другие акционерные общества).

Число учредителей (а затем участников) открытого АО не ограниченно

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

[Электронный ресурс]//URL: https://pravsob.ru/kursovaya/poryadok-hraneniya-sudebnyih-del/

1 Болгова, Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов: методические рекомендации/ Е.Н. Болгова — М.: ВНИИДАД, 2011.

2 Верховцев, А.В. «Делопроизводство в кадровой службе»: учебное пособие/ А.В. Верховцев. — М.: ИНФРА, 2011.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Введен 01.01.98. — М.: Издательство стандартов

3 Кирсанова, М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие — 4 изд./ М.В Кирсанова — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2014.

4 Крайнова, Л.А. Делопроизводство в кадрах: Л.А. Крайнова — М.: 2014 — 154 с.

5 Кудряева, В.А. организация работы с документами: Учебник — 2 изд./ В.А. Кудряева — М.: 2011.

6 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие — 6 изд./ Т.В. Кузнецова — М.: 2013.

7 Лихачев, М.Т. Документы и делопроизводство: справочное пособие/ М.Т. Лихачев. — М.: «Экономика», 2012.

8 Максимович, Ю.А., Берестова В.И. Делопроизводство в кадрах: Учебное пособие — 4 изд./ Ю. А. Максимович. — М.: 2023.

9 Рогозина, К.В. Документационное обеспечение управления: Учебник — 5 изд./ К.В. Рогозина. — М.: 2013.

10 Румынина, Л.А. Делопроизводство: Учебное пособие — 3 изд./ Л.А. Румынина — М.: 2001.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

делопроизводство документ архив акционерный

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. № _____________________

№ п/п	Индекс док.	Дата док.	Заголовок док.	Номера листов ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ЛИСТ — ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Документ №		от		поступивший из
по вопросу
выдан по распоряжению директора на
Дата выдачи
Кому
Выдал		получил

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

№ п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
1	2	3	4