Проблемы экспертизы ценности в делопроизводстве

Курсовая работа

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.

Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает

документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;

хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации.

19 стр., 9265 слов

Управление и экспертиза жилого здания

... объекта его хозяйственно-финансовой деятельности, используются ли достоинства месторасположения в полной мере. Основные задачи экспертизы местоположения: Рис. Важно отметить, что экспертиза местоположения объекта недвижимости ... образован в 1936 году. Здесь расположены все главные административные органы управления Южного федерального округа, Ростовской области и самого города, крупнейшие финансовые ...

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное решение.

В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения:

подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

подлежащие длительному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве (документы по личному составу);

подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению;

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается.

Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к уничтожению категорически запрещается.

Целью данной курсовой работы является изучение проблем экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Для достижения поставленной цели были определены

1.1 Понятие экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается[1].

Основные правила работы архивов организаций (2002) являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

2 стр., 792 слов

Лицензирования страховой деятельности в Российской Федерации ...

... тем скорее в России будет осуществлен переход к социально-ориентировочному рыночному росту. Лицензирование страховой деятельности осуществляется государственным страховым надзором Российской Федерации ... лицензии. Лицензия на проведение страховой деятельности является документом, удостоверяющим право ее владельца на проведение страховой деятельности на территории Российской Федерации при соблюдении ...

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (2004), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами[2].

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

Закон РФ «Об архивном деле в РФ» определяет понятие «экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии).

Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

10 стр., 4543 слов

Тема работы: Организация социальной работы по охране семьи, материнства ...

... организацию их обучения и ᴨȇреобучения с учетом потребностей экономики региона /8, с. 1 - 2/. Денежные выплаты в связи с материнством, отцовством и детством . Конституция РФ предусматривает, что в Российской Федерации ... проблем современных семей 2 Социальная работа по охране семьи, материнства и детства Виды социального обслуживания: социальный патронаж детей и семей, которые нуждаются в постоянном ...

Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводится ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

1 этап. Первоначально экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило – IV квартал текущего года).

2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно – I квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

3 этап. На основном этапе экспертизы ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения и это очень важный момент, так как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.

1.2 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов[3].

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:

ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);

главный бухгалтер организации;

секретарь-референт.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия[4].