Организация службы делопроизводства

Реферат
Содержание скрыть

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ, Кафедра информатики и математики

делопроизводство в овд

РЕФЕРАТ

Общие требования

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря ор-ганизации).

Эффективность труда сотрудников службы делопро-изводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

техническим аспектом

Юридический аспект, Организационный аспект

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

  • выбор оптимальной организационной формы работы с до-кументами;
  • разработка внутренней организационной структуры служ-бы делопроизводства;
  • определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
  • регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудни-ков службы с целью определения их статуса и разграниче-ния функций;
  • выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
  • рациональная организация рабочих мест и условий труда;
  • повышение квалификации сотрудников службы.

Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с до-кументами в любом управленческом аппарате — централизован-ную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопро-изводства, так как позволяет снизить затраты на обработку доку-ментов, улучшить организацию труда работников службы дело- производства за счет специализации и взаимозаменяемости от-дельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос-тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждени-ях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная, Смешанная

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче-ская операция (например, регистрация документов или кон-троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку-ментов централизованно (в канцелярии), а для других — децен-трализованно (в структурных подразделениях).

8 стр., 3553 слов

Комплектование и экспертиза ценности документов

... приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до ... временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава; передача производится через год после завершения дел делопроизводством; прием дел в архив производится ...

Разделение мас-сивов документов в случае использования традиционных (руч-ных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистри-руется в канцелярии, если руководству структурного подразде-ления, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных под-разделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, нали-чие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств ком-пьютеров позволяют организовать прием и регистрацию посту-пающих документов, контроль за их исполнением, информаци-онно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические доку-менты не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы де-лопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопро-са связано с первоначальной организацией службы делопроизвод-ства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень центра-лизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами за-крепляется в инструкции по делопроизводству.

Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделе-ниями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оп-тимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодей-ствие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в за-висимости от принадлежности организаций и учреждений к оп-ределенным группам и уровням управления.

Управление делами

* секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

  • инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распоряди-тельных документов органов власти, приказов министра;

— * канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации до-кументов, машинописное бюро (компьютерный центр обра-ботки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационали-зации работы с документами, центральный архив.

10 стр., 4746 слов

Виды регистрации документов в организации

... электронного делопроизводства, трудности с ее внедрением и совмещение сразу трех способов регистрации в одной организации. Работа состоит из двух глав: в первой рассматривается в целом регистрация документов, ее типы и виды. ...

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления де-лами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия

Общий отдел

Секретарь учреждения

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентиру-ют наименование и приблизительную структуру делопроизводст-венной службы государственных учреждений и предприятий. Ре-шение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство органи-зации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правле-ние; в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива * .

Государственная, Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспече-нию. Выполнение этой цели предусматривает решение следую-щих задач:

  • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
  • обеспечение единого порядка документирования, органи-зации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с дейст-вующими государственными нормативно-методическими документами;
  • сокращение документооборота;
  • разработка и внедрение нормативных и методических до-кументов по совершенствованию документационного обес-печения в организации и в подведомственной системе, прог-рессивных технологий делопроизводства*.

* Там ж е, с. 66

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифи-цированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних докумен-тов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, пред-ставляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в ус-тановленный срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовле-ния текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложе-ниям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в струк-турный подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совер-шенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирова-ния дел в структурных подразделениях организации.

11 стр., 5091 слов

Оценка финансовой несостоятельности (банкротства) организации ...

... работы - диагностика несостоятельности коммерческой организации и разработка мероприятий по его улучшению. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: 1 ) исследовать понятие «банкротство» и ... предприятий 1.1 Банкротство организации. Стадии финансового кризиса банкротство финансовый прогнозирование оздоровление Термин «банкрот» (от итал. вanco - скамья, банк и rotto - ...

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопро-изводства и архива, проведение совещаний и консульти-рование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотруд-ников службы делопроизводства*.

Государственная

Этот набор функций относится к типовым, так как регламен-тирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.

Функции структурных подразделений службы делопроизводства, Секретариат

* предварительное рассмотрение и подготовка к докладу ру-ководителю поступающих на его имя документов;

  • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными струк-турными подразделениями организации;
  • организация и документационное обслуживание совеща-ний, проводимых руководителем.

Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллеги-альных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

  • бездокументное обслуживание руководителей (организа-ционно-техническое обеспечение, подготовка командиро-вок, телефонное обслуживание, прием посетителей, орга-низация работы приемной и т.п.).

Протокольная группа

* подготовка проектов нормативно-распорядительных доку-ментов (редактирование, оформление и выпуск) руковод-ства органа местного управления, писем, справок, их согла-сование со структурными подразделениями;

  • анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
  • организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
  • прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Отдел рационализации делопроизводства

* разработка и внедрение мероприятий по совершенствова-нию технологии делопроизводства;

  • разработка нормативно-методического обеспечения дело-производства (положений, инструкций, правил, регламен-тов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
  • разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;
  • разработка классификационных справочников (номенкла-тура дел, классификаторы, перечни документов со срока-ми хранения и др.);
  • организация и проведение мероприятий по совершенство-ванию квалификации работников службы делопроизводст-ва и специалистов аппарата управления.

Экспедиция

* прием поступающих документов, их сортировку и распре-деление по структурным подразделениям;

  • доставку документов в структурные подразделения;
  • обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
  • количественный учет поступающих и отправляемых до-кументов.

Подразделение по учету и регистрации документов

* регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

32 стр., 15907 слов

Зарождение, становление и развитие экспертизы ценности документов ...

... ценности документов определить критерии экспертизы ценности документов охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов выявить основные этапы развития экспертизы ценности документов Объект исследования: экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Предмет исследования: исторический процесс развития экспертизы ценности документов. В ходе работы над дипломным ...

  • формирование и ведение справочно-информационного массива;
  • контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согла-сования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

Группа контроля

* контроль за сроками исполнения документов;

  • контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
  • анализ исполнительской дисциплины;
  • информирование руководства о ходе выполнения доку-ментов и поручений.

Группа писем

* прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

  • подготовку обращений к рассмотрению руководством;
  • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
  • извещение заявителей о результатах рассмотрения их об-ращений;
  • формирование и хранение дел с документами по обраще-ниям;
  • анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
  • организацию приема граждан по личным вопросам руко-водством организации.

Машинописное бюро

* перепечатку документов с черновиков;

  • считку и правку текстов документов;
  • учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро

* копирование текстов;

  • тиражирование текстов документов;
  • подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

10. Архив осуществляет:

  • прием от структурных подразделений обработанных и под-готовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
  • учет, систематизацию, хранение и организацию использо-вания документов;
  • контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
  • подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

Нормативными доку-ментами за службой делопроизводства закреплены традицион-ные технологические функции.

По мнению специалистов-документоведов и практических ра-ботников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалифика-ции).

Функция «совершенствование применяемых форм и мето-дов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки доку-ментов с использованием электронной обработки текстов, элек-тронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной теле-фонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмот-рены специализированные, предназначенные для выполнения но-вых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств).

10 стр., 4534 слов

Преступления против интересов службы в коммерческих и иных организациях

... за совершение преступлений против интересов службы в коммерческих и иных организациях. Для достижения ... противоправного деяния на нормальную работу организации, характер и размер понесенного ... документах, какие именно права и законные интересы граждан или организаций либо охраняемые законом интересы ... функции в коммерческой или иной организации, причинило существенный вред интересам граждан, организаций, ...

Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалифика-ции ее сотрудников.

Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заме-нили традиционные делопроизводственные в мировой практике).

Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизвод-ства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопро-изводства в аппарате управления, но и не сформулированы*.

Ларин М.В.

Должностной и численный состав службы делопроизводства

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Еди-ной номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования долж-ностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народ-ного хозяйства.

В настоящее время основным нормативным документом, рег-ламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор про-фессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и слу-жащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник*. Согласно этим нормативным документам по характе-ру труда работники службы делопроизводства делятся на три ка-тегории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Общероссийский, Руководители., Специалисты., Технические исполнители

Согласно принятой в стране классификации, преобладаю-щую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы ко-пировальных бюро.

Известны две методики расчета численности работников служ-бы делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного ко-эффициента среднего уровня производительности труда работ-ников службы делопроизводства.

Численность = 0,00016 * Д (в степени 0,98) * Р (в степени 0,1),ъ

где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производи-тельности труда (рассчитан НИИ труда опытным пу-тем);

Д — объем документооборота;

Р — численность работников аппарата управления.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как меж-отраслевыми документами по нормированию труда, так и от-раслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные доку-менты по нормированию труда разработаны на делопроизвод-ственные операции (регистрация, контроль, составление но-менклатуры дел и др.), на стенографические работы, на рабо-ты по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет числен-ности проводится по формуле:

49 стр., 24131 слов

Коммерческая работа по организации хозяйственных связей с поставщиками

... данной курсовой работы являются хозяйственные связи торговли с промышленностью. Предмет исследования - коммерческая работа по организации хозяйственных связей, функции управления хозяйственными ими. При анализе хозяйственной деятельности исследуемого предприятия использованы материалы, взятые из документов ...

где Т н — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затра-ты времени на личные нужды, обслуживание рабочего мес-та, отдых и т.п.);

Т н.н — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рас-считана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);

Ф п.в. — годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и уч-реждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в од-ной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как след-ствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на со-держание управленческого персонала, так как специалисты ап-парата управления начинают самостоятельно выполнять дело-производственные работы по созданию, подготовке, оформле-нию, транспортировке, учету документов.

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная чис-ленность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15%, для про-мышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.

Нормативная регламентация службы делопроизводства

В числе организационных задач, решаемых в процессе созда-ния службы делопроизводства, стоит и задача нормативной рег-ламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положе-нии, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закреп-ляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действую-щего законодательства, государственных нормативно-методичес-ких документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).

Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламента-цию принятой технологии работы с документами.

Устав организации

Разработка устава влияет на общую постановку делопроиз-водства, так как конкретно определенные задачи, отражаю-щие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документо-оборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обя-занностей руководителей организации способствует регламен-тации информационных связей, возникающих в процессе вы-полнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управ-ления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые бу-дут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной докумен-тации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры ин-формационных потоков и документооборота.

6 стр., 2931 слов

Контрольная работа: Правовое положение унитарного предприятия, ...

... Унитарное предприятие, основанное на праве хозяйственного ведения, создается по решению уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления. Учредительным документом предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения, является его устав, утверждаемый уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления.Устав унитарного предприятия ...

положения о структурных подразде-лениях

Положение о службе делопроизводства

Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функ-ций службы. При разработке индивидуальных положений кон-кретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым техно-логическим функциям могут быть добавлены функции прогно-зирования развития документационного обеспечения, унифика-ции документов, методического руководства постановкой дело-производства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавли-вает точное название службы делопроизводства, ее место в ор-ганизационной структуре организации, степень самостоятельно-сти службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:

1. «Канцелярия является самостоятельным структурным под-разделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».

2. «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчи-няется его начальнику».

В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором — ее вспомогательное значение.

Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требова-ния к его квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кото-рыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные и распорядительные.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел Положения формулирует общую цель и ос-новные задачи службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя.

Третий раздел Положения основной. Он содержит всесто-роннюю характеристику деятельности службы делопроизводст-ва и называется «Функции». Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подраз-делений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их на-званиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за опре-деленный участок работы. При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирова-ния и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При со-ставлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает уча-стие и в какой форме.

29 стр., 14026 слов

Организационно правовые документы (3)

... Челябинской области; При написании выпускной квалификационной работы исследовательской базой являлись нормативные и правовые документы и акты Российской Федерации, Пластовского ... Аргументы, приведённые выше, подтверждают актуальность темы дипломного проекта. Объектом исследования является организация системы делопроизводства Администрации Пластовского муниципального района Челябинской области. ...

Четвертый раздел Положения «Права» содержит перечисле-ние прав, которые закрепляются за службой в целом для реали-зации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию рабо-ты с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений ин-формацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. Значительное влияние на состояние работы с документами мо-жет оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требо-ваний (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.).

Для того чтобы установить разграничение прав службы и ее руководителя, в разделе устанавливают персональные права ру-ководителя службы делопроизводства. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, на-значать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

Должностные обязанности руководителя службы делопро-изводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел «Руководство», где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводст-ва, планирование ее работы, контроль за работой сотрудни-ков, совершенствование организационной структуры, созда-ние или участие в разработке нормативно-методического обес-печения деятельности службы.

Раздел «Ответственность» выделяется в самостоятельный или включается в раздел «Руководство» и содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональ-ную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и норма-тивных документов, достоверность информации, ее утечку, ор-ганизацию работы службы, работу с кадрами и т.д.

Иногда в Положении раздел «Руководство» делится на три подраздела: руководитель службы делопроизводства обязан (пе-речисление обязанностей), руководитель службы делопроиз-водства имеет право (перечисление прав), руководитель службы делопроизводства несет ответственность (персональная ответ-ственность).

Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подраз-делениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделе-ниями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с други-ми структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом раз-деле фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными под-разделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями.

Правовая значимость Положения как организационного до-кумента повышается при включении в него разделов, устанавли-вающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделе-ния, порядка стимулирования и мер ответственности работни-ков за выполнение возложенных функций, а также сроки дейст-вия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не отно-сятся к числу обязательных, но значительно повышают роль Положения как организационного документа.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организа-ции. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделе-ний, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изме-нении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспреде-ление функций между структурными подразделениями.

должностная инструкция

Первым источником для разработки должностных инструк-ций является такой нормативный документ, как Квалификаци-онный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный пере-чень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ*.

Квалификационный

Второй источник при составлении должностных инструкций — типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для от-дельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).

Наличие типовых инструкций значительно об-легчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламен-тирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмот-ренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют зада-чи и функции, устанавливают их распределение между работни-ками структурных подразделений, определяют содержание, ха-рактер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодопол-няемые документы, так как обязанности каждого работника ус-танавливаются исходя из распределения всего комплекса функ-ций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из за-дач и функций всей службы в целом.

К тексту должностной инструкции предъявляются требова-ния полноты определения задач, функций, обязанностей. Не-четкое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдель-ных работников. При закреплении в формулировках должност-ной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанно-стей создается чисто формальный документ, который не выпол-няет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее со-держания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаго-лы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. и при этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «прини-мает участие…», «совместно с…», «организует визирование», «обеспечивает выполнение».

В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ве-дения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполне-ние основной задачи. Например, основная задача работника — регистрация документов; в разных организациях эта задача мо-жет предусматривать выполнение таких работ, как ведение од-ного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компью-терной базы данных, передача информации, составление и ве-дение справочных картотек, обслуживание запросов специали-стов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанно-стей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разде-ле формулируются особенности подготовки и передачи доку-ментов, доступа работника к определенной информации, прави-ла обработки и передачи документов, методы и сроки выполне-ния обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроиз-водственной службы, как: принятие решений, получение ин-формации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возвра-та документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, кото-рая выделяется в отдельный раздел. В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должно-стного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относя-щихся к его обязанностям. Ответственность может быть уста-новлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в со-ответствии с действующим законодательством и учетом специ-фики работы организации.

Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют ус-тановить критерии оценки труда.

Инструкция по делопроизводству

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Ти-повые инструкции, а также действующие государственные нор-мативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, темати-ческие разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распро-странения Инструкции (например, «Инструкция распространя-ется на все документы», «… на административные документы», «….кроме конфиденциальных документов» и др.), ответствен-ность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с до-кументами в учреждении в целом и в ее структурных подразде-лениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

  • вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
  • виды и разновидности документов, используемые для до-кументирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  • общие правила подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

Страницы: [1] | |