Наиболее глубоким методом финансового контроля является ревизия. Ревизия — это система мер по осуществлению документальной и фактической проверки производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий за определенный период с целью установления законности, достоверности и экономической целесообразности произведенных хозяйственных операций.
В соответствии с порядком организации и проведения ревизий финансово-хозяйственной деятельности и применения экономических санкций, ревизия — это основной способ контроля, предусматривающий наиболее глубокое и полное изучение финансово-хозяйственной деятельности, в процессе которого устанавливается законность, достоверность и экономическая целесообразность совершаемых хозяйственных операций, а также ведения бухгалтерского учета в нескольких или во всех направлениях деятельности субъекта хозяйствования.
В зависимости от объекта различают ревизии полные, частичные, тематические и комплексные. При этом они могут быть плановыми и внеплановыми. По степени охвата данных в процессе ревизии осуществляются сплошные ревизии, когда контролируются все документы и материальные ценности, и выборочные, суть которых заключается в контроле части документов. По характеру материала, на основе которого производятся ревизии, они подразделяются на документальные (проверка подлинности отчетных документов и записей в учетных регистрах) и фактические (проверка наличия денежных средств и материальных ценностей).
Самые распространенные и прогрессивные — комплексные ревизии, включающие все участки и стороны деятельности ревизуемого предприятия. Ревизии проводятся органами управления в отношении подведомственных предприятий и учреждений, а также различными государственными и негосударственными органами контроля (Департаментом финансового контроля и аудита Минфина РФ, Центральным банком РФ, аудиторскими службами).
1. Уровни управления организацией
В хозяйственных обществах можно выделить четыре уровня управления. Первый уровень — общее собрание (стоит во главе общества).
Второй уровень — совет директоров и совет трудового коллектива. Третий уровень — исполнительный орган: правление и его председатель, в условиях единоначалия — генеральный директор. Четвертый уровень — руководители служб и подразделений.
а) Общее собрание. На этом уровне утверждается устав, в него вносятся изменения, избираются органы управления, утверждаются годовые отчеты, принимаются решения об акционировании, социальных льготах, режиме работы, направлениях использования прибыли. Работа общего собрания оформляется протоколами. Протокол обычно ведется в двух экземплярах (оригинал и страховая копия) и подписывается председателем и секретарем. Максимальный срок оформления протокола по Закону об акционерных обществах — 15 дней после окончания собрания. Председатель и секретарь несут персональную ответственность за фактическую достоверность протокола.
Конституционно-правовое регулирование статуса и деятельности ...
... конституционно-правовое регулирование статуса и деятельности органов государственного управления в Оренбургской области Объект исследования — конституционно-правовое регулирование государственного управления в Российской Федерации. Предмет исследования — конституционно-правовое регулирование статуса и деятельности органов государственного управления ... образуют территориальный уровень системы ...
Полномочия общего собрания принято делить на исключительные и общие. Исключительная компетенция означает, что полномочия не могут быть переданы другому органу управления. Общая компетенция означает, что полномочия могут быть переданы другому органу управления.
Исключительной компетенцией общего собрания акционеров являются следующие вопросы:
В области формирования органов управления обществом:
1. Определение состава и численности совета директоров, избрание его членов;
2. Избрание членов ревизионной комиссии (ревизора) общества и досрочное прекращение его полномочий, утверждение аудитора общества.
В области организационных преобразований:
1. Внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции;
2. Принятие решений о реорганизации и ликвидации общества.
В области осуществления контроля операций:
1. Определение предельного размера объявленных акций, дробление и консолидация акций;
2. Изменение уставного капитала общества путем проведения операций с акциями;
3. Заключение сделок, в совершении которых имеется заинтересованность должностных лиц общества крупных акционеров или их ближайших родственников;
4. Совершение крупных сделок, связанных с приобретением и отчуждением обществом имущества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества;
5. Утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, отчета о прибылях и убытках общества, распределение его прибылей и убытков.
К общей компетенции собрания акционеров относятся следующие вопросы:
2. Утверждение договоров и передаточного акта о слиянии или присоединении;
3. Создание новых обществ в результате реорганизации в форме разделения или выделения;
4. Порядок обмена акций на вклады;
5. Дата, размер и форма выплаты дивидендов;
6. Проведение ревизии (проверки) финансово-хозяйственной деятельности общества;
7. Утверждение перечня документов, которые общество обязано хранить и предоставлять за плату акционерам.
б) Совет директоров. На этом уровне совместно с советом трудового коллектива совет директоров утверждает положение о персонале. Работа совета директоров оформляется документами, которые называются решениями.
Совет директоров заключает договор с генеральным директором. Закон не запрещает в случае отсутствия в организации такого органа, как совет директоров, распределить его полномочия между общим собранием и генеральным директором.
Исключительной компетенцией совета директоров является решение следующих вопросов:
1. Утверждение внутренних документов общества, определяющих порядок деятельности его органов управления;
Формы реорганизации акционерного общества
... нормы) корпоративного поведения; формы реорганизации акционерного общества. 1. Принципы (нормы) ... совете директоров рекомендуется создавать комитеты для предварительного рассмотрения наиболее важных вопросов, относящихся к компетенции совета директоров. Для контроля за деятельностью исполнительных органов общества рекомендуется, чтобы совет директоров: был наделен правом приостанавливать полномочия ...
2. Принятие решения об участии общества в других организациях;
3. Создание филиалов и открытие представительств общества;
4. Определение размера вознаграждения, выплачиваемого ревизорам и аудитору;
5. Организация оценки рыночной стоимости имущества;
6. Использование резервного и иных фондов общества;
7. Заключение крупных сделок, связанных с приобретением и отчуждением обществом имущества, стоимость которого составляет от 25 до 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения.
Общей компетенцией совета директоров являются следующие вопросы:
1. Образование исполнительного органа общества и досрочное прекращение его полномочий, установление размеров выплачиваемых ему вознаграждений и компенсаций;
2. Участие в холдинговых компаниях, финансово-промышленных группах, иных объединениях;
3. Определение формы сообщения обществом информации акционерам и органам печати;
4. Дробление и консолидация акций;
5. Заключение сделок, в совершении которых имеется заинтересованность;
6. Увеличение уставного капитала общества путем увеличения номинальной стоимости акций или путем размещения обществом акций;
8. Определение размеров дивидендов по акциям и порядка их выплаты.
в) Правление. Как правило, правление является совещательным органом при генеральном директоре. Итоговыми документами заседания правления могут стать как протоколы, так и решения. Итоговые документы заседаний правления предоставляются совету директоров, ревизионной комиссии, аудитору общества по их требованию. Ходом заседаний правления руководит генеральный директор (председатель правления); он же подписывает итоговые документы правления.
Правление уполномочено:
1. Вырабатывать политику, текущие и перспективные планы по реализации уставных целей и задач общества;
2. Разрабатывать и предоставлять на утверждение совета директоров проекты корпоративных нормативных актов и других документов, регламентирующих деятельность общества;
3. Назначать и отстранять должностных лиц подразделений, координировать и контролировать их деятельность и выполнение ими управленческих функций;
4. Привлекать на работу граждан на основании трудовых договоров, договоров подряда, поручения и пр.;
5. Формировать временные трудовые коллективы для решения конкретных задач в интересах общества;
6. Приобретать, отчуждать, арендовать имущество от имени общества в соответствии с решениями общего собрания акционеров и совета директоров;
7. Заключать от лица общества хозяйственные договоры, договоры на проведение научно-технических экспертиз и экспертиз других видов, осуществлять сделки и операции в пределах прав, делегированных правлению общим собранием и советом директоров;
8. Открывать в соответствии с решениями совета директоров отделения, филиалы и представительства общества;
9. Представлять интересы общества в его отношениях с другими организациями и государственными органами;
10. Обеспечивать решение социальных вопросов, касающихся наемных работников;
11. Направлять лиц в командировки, принимать отдельных лиц и делегации, устанавливать необходимые контакты;
Организация юридической службы в коммерческих организациях и ее структура
... -исковой работе, утверждаемым единоличным исполнительным органом организации. Претензионно-исковая работа осуществляется юридической службой в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями организации и прежде всего со службой бухгалтерского учета и финансово-экономической службой. Структурные подразделения, которым в ...
12. Вести оперативный бухгалтерский, статистический учет и составлять отчетность.
г) Генеральный директор. Компетенция генерального директора определена договором, в котором перечислены его права и обязанности. При отсутствии договора полномочия директора определяются уставом. Практика показывает, что единолично руководители организации решают:
1. Оперативные вопросы, т.е. вопросы, требующие срочной, незамедлительной реакции, в противном случае смысл их урегулирования теряется;
2. Специальные вопросы, для разрешения которых следует привлекать специалистов, готовящих нормативный документ;
3. Организационные вопросы, утверждают (если нет совета директоров) положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила принятия и исполнения решений и т.п.
В соответствии со своей компетенцией генеральный директор:
1. Формирует состав правления и представляет его на утверждение совета директоров;
2. Распределяет обязанности между членами правления;
3. Утверждает организационно-управленческую и производственно-хозяйственную структуру общества;
4. Организует разработку, утверждает и обеспечивает реализацию программы развития персонала;
5. Утверждает штатное расписание общества и должностные инструкции работников;
6. Заключает трудовые договоры с членами правления, должностными лицами и наемными работниками, устанавливает должностные оклады;
7. Пользуется правом увольнения, переводов сотрудников, применяет к ним меры поощрения и взыскания;
8. Совершает от имени общества любые юридические действия, распоряжается имуществом, за исключением случаев, отнесенных к компетенции общего собрания;
9. Представляет общество во всех организациях;
10. Открывает счета в банке, является распорядителем кредитов, использует в пределах своей компетенции средства фондов и резервов;
11. Руководит разработкой годового отчета и баланса;
12. Обеспечивает исполнение решений общих собраний и совета директоров, обязательств перед бюджетом и контрагентами по хозяйственным договорам;
13. Устанавливает перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
14. Принимает решения о предъявлении от имени общества претензий к юридическим и физическим лицам;
15. Осуществляет строгий контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
16. Обеспечивает создание благоприятных и безопасных условий труда;
17. Обеспечивает разработку, заключение и исполнение коллективного договора;
18. Обеспечивает в пределах своей компетенции соблюдение законности деятельности общества;
19. Обеспечивает составление бухгалтерской и статистической отчетности и несет ответственность за ее достоверность;
20. Издает приказы, распоряжения.
2. Структурные подразделения организации
На практике в построении организационных структур организации доминирует функциональный подход. В рамках функциональной структуры существуют основные, вспомогательные и обслуживающие подразделения.
В основных подразделениях сосредоточена деятельность, непосредственно связанная с достижением цели данной организации, выпуском профилирующей продукции или оказанием услуг.
Лишение родительских прав: основания, порядок, правовые последствия
... реферата является правовой анализ лишения родительских прав как меры, применяемой по нормам семейного права. Для ее достижения ставятся следующие задачи: охарактеризовать основания лишения родительских прав; исследовать порядок применения данной семейно-правовой ... родителя от выполнения своих обязанностей родителей, в т.ч. в ... ребенка» касается практически любой организации, нахождение в которой для ...
Деятельность, сконцентрированная в обслуживающих подразделениях, имеет следующую инфраструктуру: производственный транспорт, связь, энерго-, тепло -, водо -, и электроснабжение.
Вспомогательные структуры охватывают такие виды деятельности, которые, в принципе, могут осуществляться в рамках других подразделений, но объединены в специализированные в целях повышения эффективности и уровня контроля, например, ремонтные цехи и цех по производству тары.
3. Организационные документы
Организационные документы являются основополагающими в деятельности любой организации и обладают высшей юридической силой. Они содержат нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Организационные документы определяют:
1. Организационно-правовую форму организации, структуру управления;
2. Штатную численность, состав (номенклатуру) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей;
3. Полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;
4. Правомочия совещательных органов управления организации;
5. Регламент деятельности аппарата управления организации;
6. Лицензирование деятельности;
7. Режим работы и системы охраны;
8. Организацию и оценку труда работников;
9. Правила реорганизации организации;
10. Порядок ликвидации организации.
Устав организации. Этот документ представляет собой свод правил, установленных собственниками (учредителями) юридического лица и регулирующих его правовое положение, отношения, связанные с внутренним управлением, а также определяющие правовой статус учредителей. Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридического лица. Общие требования к его содержанию определены п. 2 ст. 52 ГК РФ. Более подробно эти требования перечисляются в статьях главы 4 ГК РФ, посвященных отдельным видам юридических лиц, и в соответствующих законах.
Устав состоит как минимум из следующих разделов:
а) Общие положения (цели и задачи создаваемой организации).
б) Организационная структура (состав, функции и взаимосвязи структурных подразделений).
в) Регламент организации (система управления, права и обязанности должностных лиц).
г) Финансово-материальная база (источники финансирования, основные и оборотные средства, порядок распоряжения средствами).
д) Отчетная и ревизионная деятельность.
е) Порядок ликвидации организации.
Положение о структурном подразделении организации. Это документ, которым определяются порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организация работы структурного подразделения (службы).
В положении о структурном подразделении должны содержаться следующие разделы:
а) Общие положения. Фиксируется полное наименование подразделения, указывается подчиненность тому или иному заместителю генерального директора, дается название должности руководителя подразделения, определяется нормативная база, которой регламентируется деятельность подразделения.
О рекомендациях по организации выполнения и защиты курсовой работы ...
... и рабочим учебным планом образовательного учреждения. 2. Организация разработки тематики курсовых работ (проектов) 2.1. Тематика курсовых работ (проектов) разрабатывается преподавателями образовательных учреждений среднего ... обработка и анализ результатов опытно-экспериментальной работы; - заключения, в котором содержатся выводы и рекомендации о возможности применения полученных результатов; - списка ...
б) Структура подразделения. Дается характеристика групп, звеньев подразделения, их соподчиненность. В этом разделе отражается вопрос о штате подразделения, делении его на основной и вспомогательный.
в) Задачи отдела. В перечне задач выделяется главная задача, затем следуют задачи второстепенные, вспомогательные задачи или конкретизируется главная задача.
г) Функции подразделения. Определяются роль подразделения и выполняемая им работа.
д) Компетенция подразделения, т.е. совокупность прав и обязанностей, которыми наделены его работники.
е) Ответственность. В данном разделе вопросы ответственности отражаются лишь в общем плане: перечисляются действия или ситуации бездействия работников подразделения, за которые наступает дисциплинарная ответственность, а также ответственность за нарушение работниками подразделения своих обязанностей.
ж) Основные взаимосвязи подразделения с другими подразделениями. В этом разделе обычно указывается, какая информация и от кого должна быть получена подразделением и какая и кому передается, указываются ее документальные формы.
Положение о персонале организации. Ранее этот документ именовался правилами внутреннего распорядка. Он включает в себя следующие разделы:
- а) Общие положения: цель разработки положения;
- правовая база содержания документа;
- конституционные гарантии персонала.
б) Порядок найма и высвобождения персонала: прием на работу; необходимые документы; приказ о приеме; условия работы; инструктаж по технике безопасности; права и обязанности работника; перспективы карьеры; перевод на другую должность; порядок расторжения трудового договора, как по инициативе работника, так и по инициативе администрации.
в) Основные обязанности персонала: круг обязанностей определяется в соответствии с должностной инструкцией.
г) Основные обязанности администрации: обязанности, выполняемые в соответствии с законодательством, — совершенствование организации труда персонала, форм и методов оплаты; соблюдение норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и т.п.
д) Рабочее время и его использование: начало и окончание работы; перерывы в работе; формы и организация контроля рабочего времени; порядок предоставления отпусков и т.п.
е) Поощрения за успешные результаты работы: виды поощрений в соответствии с различными трудовыми показателями, в том числе разработка и внедрение рационализаторских предложений; повышение производительности труда; качественное выполнение должностных обязанностей.
ж) Ответственность за нарушение трудовой дисциплины; виды нарушений трудовой дисциплины; порядок их фиксации и соответствующие санкции.
Положения разрабатываются на основе типовых положений с учетом специфики каждой организации.
Инструкция. Это правовой акт, устанавливающий правила деятельности подразделений, служб и должностных лиц (в последнем случае должностная инструкция).
Инструкция является нормативным актом, который рассчитан на длительное применение, поэтому она не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения.
Организация и деятельность прокуратуры в Республике Беларусь
... организациями и учреждениями, общественными объединениями, должностными лицами. Прокурорский надзор, вся многогранная деятельность прокуратуры Республики Беларусь являются важной гарантией защиты прав и свобод граждан, интересов юридических лиц и государства в целом. Установление в ...
Инструкции подлежат обязательному утверждению специальным распорядительным актом или подписью руководителя в грифе утверждения.
Должностная инструкция — это документ, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными сотрудниками данной организации. Должностная инструкция утверждается руководителем организации, подписывается руководителем структурного подразделения, издается в двух экземплярах. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления подписывается принимаемым сотрудником и остается у администрации (в отделе кадров), второй экземпляр выдается для работы и контроля.
Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные. Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц и носят обязательный характер. Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами.
Должностная инструкция включает в себя следующие разделы:
- а) Общие положения: порядок назначения на должность;
- подчиненность;
- руководящие нормативные документы;
- требования к образованию и опыту практической работы и т.д.
б) Функции: основные обязанности.
в) Должностные обязанности: подробный перечень объема выполняемых работ в соответствии с основными обязанностями.
г) Права: использование прав в связи с выполняемой работой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции; право вносить предложения по совершенствованию работы на данном участке.
д) Ответственность: по содержанию должностных обязанностей.
е) Взаимоотношения, связи по должности: с должностными лицами; структурными подразделениями; сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации.
ж) Организация работы и критерии оценки деятельности: в соответствии с правилами внутреннего распорядка организации; реальными показателями и результатами должностных лиц; решением аттестационной комиссии.
Регламент. Это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Штатное расписание. Это документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.
Штатное расписание организация разрабатывает самостоятельно. В грифе «Утверждаю» содержится информация о количестве штатных единиц и месячном фонде заработной платы данной организации на год. Внесение изменений в штатное расписание и его утверждение проводятся на основании приказа руководителя организации.
Распорядительные документы. Такие документы позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Процедура издания распорядительного документа включает следующие стадии:
а) Инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа.
б) Сбор и анализ информации по вопросу.
в) Подготовка проекта распорядительного документа.
г) Согласование проекта распорядительного документа.
д) Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
е) Принятие решения (подписание документа).
ж) Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Организация ревизии в сфере розничной торговли
... курсовой работы. Цель курсовой работы - проанализировать особенности ревизии на предприятии розничной торговли. В соответствии с выбранной целью основными задачами курсовой работы являются следующие: 1) рассмотреть теоретические основы организации ревизии ... соответствующими нормативными и внутренними документами. Отсутствует четкое разграничение ... нарушение. При изъятии товаров на экспертизу в ...
Постановление. Это правовой акт, применяемый органами власти.
Решение. Это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами. Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами.
Указание. Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов. Ключевые слова в указаниях — «обязываю», «предлагаю».
Приказ. Это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия. В деятельности организации различаются приказы по основной деятельности и личному составу.
Распоряжение. Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издаются также по вопросам частного характера.
Информационно-справочная документация. В состав такой документации входят акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Протокол. Это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Заголовок к тексту протокола — это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствующие (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), повестка дня. На заседаниях (собраниях) коллегиальных органов нередко присутствует большое число участников. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к протоколу. Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют большое значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляется протоколом.
В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.
Наряду с полной протоколы могут иметь сокращенную форму. В сокращенных протоколах после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и название доклада. Последняя строка названия доклада подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатаются фамилии выступающих в порядке их выступлений. После названия каждого доклада приводятся протокольные решения или постановления.
Протоколы могут иметь краткую форму. В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.
Выписка из протокола. Это документ, содержащий элементы протокола, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.
Докладная записка. Это документ, адресованный руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя.
Предложение. Это разновидность докладной записки. Текст предложения не содержит аналитическую часть, в нем есть только вводная (обоснование) и заключительная (перечень предложений) части.
Объяснительная записка. Это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Организация регистрации документов
... раскрыть задачи регистрации документов, дать полное описание хода регистрации документов и изучить формы регистрации документов. Курсовая работа состоит из двух разделов (регистрация документов и формы регистрации документов) и пяти подразделов (значение и задачи регистрации документов, прием и регистрация документов в ...
Заявление. Это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Акт. Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Сводка. Это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.д.).
Заключение. Это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо вопросу или документу.
Отзыв. Это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
Перечень. Это документ, в котором приведено систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
Списки. Это документы, которые составляются в целях регистрации или информирования и оформляются по тем же правилам, что и перечни.
4. Документооборот
В организациях различают три потока документов. Входящие — документы, поступающие из других организаций. Исходящие — документы, создаваемые в организации и отправляемые в другие организации. Внутренние — документы, используемые работниками организации в управленческом процессе.
Централизованная система работы с документами характерна для организаций с большим объемом документооборота. Все операции по обработке документов сосредотачиваются в одном структурном подразделении, например, в канцелярии, общем отделе. В организациях с небольшим объемом документооборота обработка документов централизована и выполняется секретарями.
Децентрализованная форма работы с документами, как правило, распространена в территориально разобщенных организациях. Все операции по работе с документами выполняются в структурных подразделениях.
Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется в крупных организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота. Часть операций по работе с документами берет на себя канцелярия (прием, отправка, контроль исполнения), а остальные операции выполняют структурные подразделения (регистрация, формирование дел, текущее хранение и др.).
По объему документооборота организации принято делить на категории:
1-я категория — организации с объемом документооборота свыше 100000 документов в год;
2-я категория — организации с объемом документооборота от 25000 до 100000 документов в год;
3-я категория — организации с объемом документооборота от 10000 до 25000 документов в год;
4-я категория — организации с объемом документооборота до 10000 документов в год.
Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) установлен обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
2. Наименование документа;
3. Дата документа;
4. Номер документа;
5. Дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
6. Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
7. Заголовок документа и его краткое содержание;
8. Резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);
9. Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполнительный документ).
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа.
Контроль исполнения включает:
1. Постановку документа на контроль;
2. Проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
3. Проверку и регулирование хода исполнения документа;
4. Учет и обобщение результатов контроля исполнения документа;
5. Информирование руководителя.
Номенклатура дел. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ к определенному вопросу либо участку деятельности, подшитый в отдельную обложку. Классификация документов в организации по их содержанию и видам закрепляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации, структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов организаций, характер деятельности и состав документов которых являются типичными. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел — обязательный.
Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел, которая отражает документы всей организации и состоит из номенклатуры дел структурных подразделений. Каждая организация должна иметь номенклатуру дел независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура.
Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. Если изменений не было, то номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел — документ постоянного хранения.
Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. В дела подшиваются только исполнительные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.
По юридической силе документы принято классифицировать на подлинные и подложные.
Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными — документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы в свою очередь подразделяются на: действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он по каким-либо причинам утратил юридическую силу, например из-за истечения срока.
Принято различать подлинники (оригиналы) и копии документов.
Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Существует еще предварительная редакция документа — черновик. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, имеют равную силу.
Копия — точное воспроизведение реквизитов подлинника; в правом углу ее верхнего поля проставляется слово «копия»; этот документ соответствующим образом заверяется. Копии имеют разновидности: отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.
Ревизор начинает проверку эффективности системы управления с изучения номенклатуры дел и схемы организационной структуры управления. Из номенклатуры дел берутся сведения о месте хранения нормативных актов организации. Схема управления позволяет быстро разобраться в системе субординации организации.
Ревизор должен сделать вывод о соответствии существующей в организации номенклатуры дел требованиям делопроизводства. Первым фактическим действием ревизора по проверке эффективности управления может стать выборочная проверка соответствия фактических дел и папок утвержденной номенклатуре дел.
Ревизор обязан проверить наличие нормативных организационных документов. Перечень имеющихся в наличии положений и инструкций выверяется по перечню должностей и отделов, содержащихся в штатном расписании. Нередки случаи, когда вновь созданное подразделение не имеет положения, для новой должности нет должностной инструкции. Ревизор проверяет порядок введения в действие организационных документов: соблюдение сроков, формы документов, полномочие подписей и грифов утверждения, порядок знакомства с организационными документами должностных лиц и других работников организации.
Проверка по существу организационных документов: устава, положений, инструкций и прочих — означает их выверку на соответствие российскому законодательству, например, выясняется, не противоречит ли Закону об акционерных обществах условие о полномочиях в договоре с генеральным директором. Положения о структурных подразделениях и инструкции проверяются на их соответствие решениям совета директоров или правления организации. Кроме того, проверка по существу положений и инструкций означает их изучение с точки зрения здравого смысла.
Особое внимание следует обратить на то, какие обязанности прописаны в правовых документах организации, какая ответственность предусмотрена за их невыполнение. Общая дисциплинарная ответственность работников организации установлена в положении о персонале или правилах внутреннего распорядка. Более детальная дисциплинарная ответственность должна быть прописана в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, договорах о материальной ответственности. Если такие правовые документы не оформлены, это свидетельствует о неэффективности системы управления. Помимо прочего, отсутствие должностных и других необходимых инструкций и предписаний не позволит предъявить работнику обоснованную претензию в случае обнаружения фактов, свидетельствующих о нарушении им исполнительской дисциплины.
Составив перечень полномочий и обязанностей, которые прописаны в организационных документах, ревизор может приступить к изучению законности решений должностных лиц. Инвентаризация решений должностных лиц на предмет соответствия этих решений нормативным документам организации проводится в ходе изучения распорядительных документов. Ревизор должен собрать образцы подписей должностных лиц, чьи решения проверяются.
Все распорядительные документы проверяются по форме на их соответствие правилам делопроизводства: правильно ли проставляются визы, есть ли нужные расшифровки фамилий, ставятся ли даты, соблюдается ли ГОСТ Р. 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», придающий распорядительному документу безусловную юридическую силу. Следует изучить подписи в распорядительных документах на соответствие полномочиям должностных лиц, предоставленных им организационными документами.
Обязательной проверке подвергается система контроля исполнения решений, действующая в организации. Непосредственный контроль решений, отраженных на специальных носителях, например контрольных карточках, обычно возлагается на делопроизводственный аппарат организации и создаваемую в нем контрольную службу. Ревизор проверяет сроки исполнения решений. Одни решения исполняются согласно указанным в них срокам, другие — согласно действующему законодательству или стандартам, например, в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства приказы руководителя организации и решения коллегиального органа организации исполняются согласно указанному в них сроку, а письма организации с резолюцией ее руководителя исполняются в течение 10 дней. Следует провести анализ принимаемых решений.
Повышение эффективности в работе управления связано с прохождением распорядительных и информационных документов. Ревизор проверяет систему регистрации входящих и исходящих документов, систему движения документов по подразделениям организации.
Заключение
На основе проведенного исследования можно сделать следующие выводы:
Ревизия — это полное обследование финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта с целью проверки ее законности, правильности, целесообразности и эффективности.
Цель ревизии — осуществление контроля над соблюдением законодательства РФ при осуществлении организациями хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.
Основной задачей ревизии является проверка финансово-хозяйственной деятельности организации.
Объект ревизии это финансово-хозяйственная деятельность экономического субъекта.
К предмету исследования (предмет ревизии) относятся учетные и отчетные данные, сформированные системой учета предприятия.
К предмету ревизии следует отнести и ошибку, содержащуюся в учетных и отчетных документах ревизуемого предприятия.
Основным методом ревизии является системный анализ и системный подход изучения предмета исследования. Метод реализуется через конкретные методики и процедуры в зависимости от цели и задач ревизии.
Составлению программы ревизии и ее проведению должен предшествовать подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и другие нормативные правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характеризующие финансово-хозяйственную деятельность подлежащей ревизии организации. Определяется наличие и комплектность представленных материалов ревизуемой организации, при этом принимаются к ревизии (проверке) подлинные документы, соответствующие нормам и стандартам. Проведение ревизии на предприятии это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению и заканчивается проверкой устранения нарушений и недостатков, выявленных во время предыдущей ревизии. Ревизионная работа состоит из следующих этапов: подготовка к проведению ревизии; проведение ревизии в соответствии с программой; подготовка и оформление результатов ревизии; реализация материалов ревизии; контроль за выполнением решений по результатам ревизии. При необходимости ревизии проводятся по постановлениям органов предварительного следствия или определениям судов. Конкретный перечень подлежащих проверке вопросов в этих случаях согласовывается с органом, назначившим ревизию. Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т. п.).
Материалы ревизии представляются руководителю ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации. По результатам ревизии руководитель ревизионной группы готовит выводы и вносит рекомендации или предложения. Выводы должны основываться на фактах, выявленных в ходе проверки и указанных в акте ревизии, а рекомендации должны вытекать из этих выводов. Выводы вскрывают причины и следствия фактов нарушений и злоупотреблений. По результатам проведенной ревизии на основании приведенных в акте ревизии выводов и предложений руководитель контрольно-ревизионного органа направляет руководителю проверенной организации представление для принятия мер по пресечению выявленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц. Руководитель контрольно-ревизионного органа по представленным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии.
Контрольно-ревизионный орган обеспечивает контроль над ходом реализации материалов ревизии и при необходимости принимает другие предусмотренные законодательством РФ меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба.
документ реквизит структурный ревизия
Список использованной литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://pravsob.ru/referat/reviziya-upravleniya-organizatsiey/
1. Белов Н.Г. Контроль и ревизия. Учебник. — 4-е изд., перераб. и доп. // Н. Г. Белов. — М: Финансы и статистика, 2007. — 592с.
2. Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия // Н.Д. Бровкина. — М.: ИНФРА-М, 2007.- 346с.
3. Волков А.Г. Контроль и ревизия Учебное пособие М.,: МЭСИ, 2006.
4. Маренков Н.Л. Контроль и ревизия. М.: Экономико-финансовый институт. Феникс, 2004.
5. Родионов В.М., Шлейников В.И. Финансовый контроль. — М.: ИПК ФКБ-ПРЕСС, 2002.
6. Румянцев А. В. Финансовый контроль: курс лекций // А. В. Румянцев. — М.: Дело и Сервис, 2006. — 250с.
